Hay distintas formas de gestionar las comunidades, y varía según cada administrador de fincas. Por lo que conviene tener en cuenta que hay formas mas eficientes de administrar tu comunidad de propietarios sin Excel.
Hay muchos motivos por los cuales administrar tu comunidad de propietarios con una plantilla Excel no es la mejor opción si te quieres dedicar a la profesión del administrador de fincas. Quizás una hoja Excel para aprender al principio es una opción para aclarar ideas y como se estructura una comunidad de propietarios o como funciona el sistema de reparto de gastos. Pero a la larga tienes muchas limitaciones que te van a impedir ejercer la profesión de administración de fincas.
Desde Fynkus entendemos a todos aquellos administradores de fincas que utilizan Excel en su día a día, debido principalmente a que en el mercado hasta la fecha los programas de administración de fincas eran complicados de utilizar y exigían tener conocimientos para llevar la contabilidad de una comunidad de propietarios.
Como suponemos que no te sobra el tiempo y que unos pocos euros cada mes compensan de sobra tu valioso tiempo y esfuerzo, te aconsejamos buscar la productividad desde el principio y no pospongas la decisión de probar las ventajas de llevar comunidades con un software profesional.
Afortunadamente han salido software de administración de fincas fáciles de utilizar que no requieren saber de contabilidad para administrar tu comunidad de propietarios.
Administrar fincas con un programa de Administración de fincas
- Vas a poder sacar informes como listados de morosos, balances de ingresos y gastos, etc.. de manera inmediata.
- Las remesas bancarias se generan automáticamente y solo tendrás que descargarte el fichero que enviarás al banco.
- A la hora de sacar cualquier carta a los vecinos de la comunidad basta con darle a un par de botones.
- Automatiza envíos masivos y personalizados para cada propietario, por email a los propietarios de tus comunidades.
- Los movimientos de los bancos de tus comunidades se cargan automáticamente todos los días y no tendrás que añadir a mano nada.
- La gestión de incidencias es fácil y lo tendrás todo organizado y controlado. Al estar todo integrado es muy fácil tener a mano datos de contacto de proveedores y propietarios y relacionarlo con la sección de facturas.
- Aunque no sepas de contabilidad el programa te lleva por detrás una contabilidad profesional que te permite saber el saldo de cada vecino o proveedor.
- Te permite tener una APP para que los propietarios puedan informar de incidencias o realizar alguna consulta rápida sobre su comunidad de propietarios.
- A a la hora de redactar el Acta de una junta de propietarios podrás añadir listado de asistentes con % de manera rápida.
Administrar fincas con una plantilla Excel
- Para sacar muchos informes has de retocar y ajustar la hoja Excel o programar complicadas transiciones a Word.
- Tendrás que utilizar una herramienta externa que te da el banco o peor aún ajustar la remesa cada mes para actualizarla con los datos correctos.
- Te tocará hacer «combinaciones de correspondencia» y programar otras acciones para poder sacar comunicaciones.
- Tendrás que ir copiando y pegando texto en tu herramienta de envío de emails para ir personalizando tus emails a cada vecino.
- Vas a tener que entrar en la web de los bancos para ver movimientos de las comunidades de propietarios y picarlos a mano en la hoja Excel o exportarlos a un Excel en el mejor de los casos para pasarlos a tu hoja de calculo.
- Va a ser muy complicado que lleves un control de las averías y siniestros de las comunidades, ya que te generará mucho tiempo recopilar en cada una de ellas datos de proveedores, propietarios, oficios, etc…
- Es casi imposible llevar una contabilidad profesional que te permita tener controlado si se le debe algo a alguien por ejemplo.
- Con una hoja Excel no vas a poder tener la información disponible en tu móvil de una manera rápida y menos que los vecinos tengan una app para consultas sencillas o avisos.
- Para hacer un Acta tendrás que tirar de Word y plantillas que han de estar actualizadas con los datos de los propietarios que tendrás en otra hoja….¡complicado!
Esperamos que este Artículo te haya servido de ayuda para aclarar ideas y cómo administrar tu comunidad de propietarios sin excel.