Cambiar de administrador de fincas muchas veces no es tan fácil
Si estás leyendo este artículo seguramente ya tengas muy clara la decisión de que en tu comunidad de propietarios habéis tomado la decisión de cesar al administrador.
En la vida de una comunidad de vecinos es habitual que haya un cambio de entrenador del equipo cada cierto tiempo, sobre todo en las comunidades más grandes, problemáticas y de gente más joven.
Si has llegado a este punto vas a tener que tener muy en cuenta ciertos aspectos importantes antes de dar este paso y que todo sea legal y conforme al derecho.
En este sentido la Ley de Propiedad Horizontal es muy clara al respecto y establece que es necesaria una convocatoria de junta extraordinaria, si en vuestro caso no queréis esperaros a la Junta General Ordinaria de que se ha de celebrar cada año.
En esa junta de propietarios ordinaria, siempre debe haber un punto del orden del día llamado “renovación de cargos”, en el que se ha de renovar el cargo del administrador de fincas junto con el del Presidente de la comunidad de propietarios.
Normalmente el motivo por el cual surge la idea de cambiar de administrador, es que no se cumplen las funciones del administrador de comunidad de propietarios, que la ley de propiedad horizontal establece.
A modo de resumen las causas más frecuentes son las siguientes:
- El administrador no gestiona en tiempo y forma las incidencias, averias y siniestros de la comunidad de propietarios.
- El Gestor de la comunidad no es transparente con las cuentas de la comunidad y no las suele tener actualizadas.
- Un error del Administrador ha desembocado en un malentedido que ha ocasionado un conflicto entre propietarios o un problema de plazos para rescindir la póliza de seguros de la comunidad.
- El administrador de la comunidad no visita el edificio cuando hay una obra importante.
Nadie dijo que dedicarse a la gestión de la administración de comunidad de vecinos iba a ser una tarea fácil
Volviendo al proceso de cesar al administrador de tu comunidad, es fundamental que el acuerdo para tomar esta decisión cumpla con la mayoría de propietarios y de cuotas de participación, ya que si no se adopta el acuerdo correctamente, no sería legal.
En muchas ocasiones el administrador de fincas fima un contrato con la comunidad de vecinos, en el cual aparte de relacionar los servicios que va a ofrecer y las aplicaciones, como Fynkus, que utilizará para llevar la contabilidad de la comunidad de propietarios, establece los daños y perjuicios en el caso de que le rescindan el contrato de manera anticipada.
Nuestro consejo es que un contrato de administración de fincas es interesante tanto para la comunidad como para el despacho del administrador de fincas, pero se debe evitar el compromiso anual y se debería de establecer un plazo mínimo de antelación para no renovar el cargo.
Una vez se ha toma la decisión, se debe de comunicar fehacientemente al Administrador, si es que no ha estado presente en la Junta de propietarios, y solicitar día y hora para la entrega de la documentación de la comunidad.
Es importante tener en cuenta que se ha de facilitar toda la documentación de los propietarios que sirva para gestionar la comunidad y que esa información se ha facilitado al administrador en su cargo y por tanto no incumpliría la ley de protección de datos el facilitar teléfonos, nombres y demás datos de los propietarios.
De manera muy puntual el colegio de administradores de fincas ha de intervenir y mediar entre administradores cuando estos no se ponen de acuerdo en esa entrega de documentación de la comunidad de propietarios.
En cuanto a la documentación que se suele entregar tenemos lo siguiente:
- Libro de Actas, con todas las actas pasadas y firmadas
- Tarjeta CIF de la Comunidad
- Libro del Edificio
- Escritura de División Horizontal
- Talonario de cheques Póliza del seguro comunitaria
- Contratos de proveedores
- Facturas
- Listado de propietarios con teléfonos, emails, direcciones de correspondencia y números
- de cuenta bancarios
- Coeficientes de todos los propietarios y grupos de reparto.
- Reparto del presupuesto para este
- Extracto bancario
- Balance actualizado.
- Juego de llaves de la comunidad
Así que si quieres cambiar de administrador procura seguir estos pasos para no tener problemas.