¿Te gustaría alcanzar un crecimiento sostenible de tu despacho de Administrador? ¿Te gustaría poder delegar ciertas tareas, y dedicarte a otros proyectos, que tienes pendientes desde hace tiempo? ¿Te gustaría mejorar la calidad de tus servicios y eres de los que piensan que el cliente ha de estar en el centro de tu negocio?
👉Si tu respuesta ha sido afirmativa a las 3 cuestiones que te hemos planteado, ya demuestra tu actitud para avanzar o incluso para innovar y conseguir un crecimiento sostenible de tu despacho de Administrador.
Pensad por un momento por qué razón las franquicias han tenido tanto éxito durante estos años en muchos sectores. ¿Por la marca? ¿Por su volumen y economías de escala?….
🎯La razón fundamental es porque tienen muy claros cuáles son sus procedimientos y procesos. De esta manera son capaces de automatizar un negocio para que vaya casi solo.
Si todo esto te suena bien, te invito a ver este vídeo📽️ para que descubras como transformar tu despacho para llevarlo a otro nivel🚀.
Como hemos avanzado antes, la única manera de poder lograr un crecimiento sostenible de tu despacho de Administrador, de manera continua, y al mismo tiempo manteniendo la calidad de tus servicios… es identificando cada uno de los procesos y tareas📄 que tienen lugar dentro de tu despacho y plasmarlos a través de procedimientos muy bien definidos👍.
🤔¿Ahora te preguntaras, que es exactamente un procedimiento?
Básicamente se trata de definir de la manera más clara y sencilla posible el método o modo de llevar a cabo una tarea.
Piensa en ese momento en el cual contratas a alguien y le tienes que explicar cómo se hace cada cosa….ese sería el contenido de tu manual de procedimientos.
Ejemplos muy claros pueden ser:
- 💸La gestión de moroso en tus comunidades.
- 📚La gestión y archivo de la documentación de las comunidades.
- ☎️O simplemente como contestar al teléfono y que acciones a tomar según el motivo de la llamada.
Ahora es cuando estas pensando en darle a stop a este vídeo, porque tú ya sabes mejor que nadie como hacer todo esto en tu despacho.
Pues estarías cometiendo un error porque te adelanto que este vídeo no va de cómo hacer las cosas, sino en cómo organizarte para establecer tu propio mapa de procesos y como plasmar en un documento todos estos procedimientos.
Si sigues ahí te voy a mostrar cómo hacerlo y que pasos deberías de seguir:⬇️⬇️⬇️
🎯Lo primero de todo es identificar cada uno de los procesos que tienen lugar en tu despacho y ya que estamos, vamos a hacerlo bien, así que los clasificaremos en 3 tipos distintos:
- Procesos estratégicos
- Procesos operativos
- Y Procesos de apoyo
🔴Lo procesos estratégicos son los que tienen que ver con los objetivos, las metas y la política de mi organización, en este caso, mi despacho.
Para entenderlo mejor, serían esas cosas que siempre dejamos de hacer porque el trabajo del día a día te absorbe y que realmente serían las que nos van a hacer crecer. El ejemplo más claro, sería eso que estas pensando ahora mismo:
- Revisar periódicamente tu mapa🗺️ de procesos y optimizar la calidad de los mismos
Otro proceso estratégico muy común en los últimos años podría ser:
- Estudio📝 y análisis de herramientas y aplicaciones informáticas👩💻 en el marcado para mejorar la productividad y satisfacción del cliente
De momento piensa en 3 o 4 procesos estratégicos de momento y mételos en tu MAPA DE PROCESOS.
🔴El segundo tipo de procesos, los operativos, son los que tienen que ver con tu actividad como Administrador de fincas. Aquí es donde englobarás prácticamente todos tus procedimientos.
Para identificarlos mejor contéstate a ti mismo la siguiente pregunta:
🤔¿Cuáles son las tareas que el cliente espera que haga como Administrador de fincas?
Por último identificaremos los procesos de apoyo, que ya por su nombre imaginarás de que se trata. Estos serán los que abarquen todas las actividades necesarias para el correcto funcionamiento de los procesos operativos.
Algunos de los procesos de apoyo pueden ser comunes a varios tipos de negocio. Por ejemplo:
Un proceso para controlar y mejorar el buen ambiente de trabajo en el despacho.
O un proceso para las compras que se realizan como material de oficina.
Otros en cambio son más específicos de tu actividad como Administrador y están muy sujetos a otros procesos operativos:
Control de la calidad de servicio de los proveedores de tus comunidades o Preparación de una Junta General Ordinaria.
Para ponértelo más fácil y que ya tengas una base sobre la cual apoyarte, hemos dejado en nuestra plataforma de conocimiento. Fynkus.academy.com un ejemplo de mapa de procesos que pensamos debería de tener un despacho de administración de fincas.
Piensa que este mapa es una guía para alcanzar un modelo de crecimiento sostenible y que va a estar cambiando año a año en tu despacho, al igual en como en la descripción de los procedimientos. Por tanto lo importante en este punto es que tengas algo para seguir adelante… ya lo iras mejorando poco a poco cuando se te vayan ocurriendo mas.
Una vez que tengas, a grandes rasgos generales tus procedimientos identificados, viene la tarea que más trabajo nos va a suponer:
🎯Describir los distintos pasos y tareas que se han de llevar a cabo en cada procedimiento y plasmarlos de una manera clara y entendible rápidamente por cualquier persona en un documento.
Aquí se trata de ir elaborando nuestro propio manual de procedimientos. Vuelve a pensar en que es lo que le contarías a esa persona que empieza a trabajar para ti👦.
Sin duda la mejor manera de plasmar estos procedimientos es a través de un flujograma. En donde de una manera gráfica puedes ver que acciones has de realizar desde el inicio al fin del procedimiento.
Hay varias herramientas muy fáciles de utilizar para hacer flujogramas, algunas de pago, pero créeme valen la pena, porque te ahorrarán mucho trabajo. Una de mis preferidas es lucidchart.
📚En FYNKUS ACADEMY sacaremos dentro de muy poco un completo manual de procedimientos listos para usar en tu despacho que ya han servido de guía a varios despachos de administración de fincas para alcanzar un modelo de crecimiento sostenible.
Este manual esta enfocado tanto para aquellos administradores que se están adentrando en la profesión como para aquellos que ya llevan tiempo y quieren mejorar la calidad de sus servicios para crecer o mejorar la satisfacción de sus clientes, pero nunca tienen tiempo de empezar.
Ok, ya tenemos los procesos identificados, clasificados por tipos en nuestro mapa de procesos.
También tenemos nuestros procedimientos para cumplir con todos esos procesos detallados, a ser posible en un flujograma o documento lo más visual posible.
🔴Pues el tercer y último paso sería establecer cuáles van a ser los indicadores que me sirvan de base para tener una medida de control y saber si el procedimiento se está cumpliendo en nuestro despacho conforme a lo descrito o estamos pasando del mismo.
Piensa que hay veces que un procedimiento simplemente no se sigue porque lo hemos complicado tanto que no es práctico, así que recuerda que si quieres que tu empresa sea ágil, debes de hacer un esfuerzo por encontrar en cada procedimiento el equilibrio entre la calidad y la eficiencia.
Fíjate lo simple y rápido que va a ser tomar decisiones, tan importantes que a veces no sabemos por dónde empezar, con un buen manual de procedimientos y por supuesto con los indicadores que me permitan saber si lo estoy cumpliendo.