Una de las principales aptitudes a desarrollar y mejorar durante tu trayectoria como Administrador de fincas es cómo preparar una junta general para una comunidad de propietarios, siendo la oportunidad perfecta para dar a conocer y vender tu marca personal.
Quizás el objetivo de preparar una junta general para una comunidad de propietarios sea ponerse al día de cómo van los asuntos de la comunidad y tomar decisiones para el siguiente ejercicio. Pero por un momento piensa cuál es tu objetivo en la junta como Administrador:
¿Informar adecuadamente?🙄, ¿cumplir con una obligación legal anual?🤔 ¿Terminar pronto? 😀 Por supuesto que esto es lo que pensaremos de camino a la Junta de propietarios, pero siendo estrictos, muchos de vosotros estaréis pensando en que vuestro objetivo es que os renueven en el cargo de administrador de la comunidad por un año más. ¿Verdad?
Bueno, pues en los tiempos que corren, creemos que tienes que cambiar el chip si quieres ser un superadministrador 4.0🚀.
Nuestro objetivo debería de ser transmitir la marca personal y corporativa que nos hemos marcado en nuestra estrategia como despacho.
Porque plantearte como objetivo que te renueven el cargo por un año más, es conformarse con poco y en algunos casos incluso puede ser algo que ni siquiera te interese a nivel empresarial….piensa en una comunidad que da mucho trabajo, nunca están contentos por más que te esfuerces y los honorarios son muy bajos.
Transmitir una buena imagen a los propietarios en una, es algo que tiene mucho más valor. Te respetarán y te harán el trabajo más fácil y lo mejor de todo, te recomendarán como Administrador a otros.
Una vez que tenemos claro nuestro objetivo🎯, toca visualizar como va a ser la Junta dependiendo de los temas que se van a tratar.
Para eso prepárate un guión✍️ con los puntos del orden del día y lo que vas a decir en cada punto. Un guion o borrador te será muy útil para que no se te pase nada y sigas un orden coherente.
Evita que en ruegos y preguntas☝️, si es que lo has incluido en el orden del día, se empiecen a tratar temas de toda índole que como muy bien sabes, no se pueden acordar ni votar.
🤔Piensa en que información has de llevar a la Junta y cómo vas a presentar cada uno de los temas. Igual para un tema concreto es muy útil repartir una comparativa o un estudio previo.
Independientemente de lo que enviaste✉️ junto con la convocatoria, prueba a llevarte algún guión para los asistentes, sobre la información más importante que se tratará en cada uno de los puntos. Esto facilitará enormemente el desarrollo de la Junta.
👉Esa media hora entre la primera convocatoria y la segunda convocatoria, empatiza con los propietarios que ya estén presentes. Aprovecha para preguntarles sobre los asuntos que les importan que luego siempre será más complicado hacerlo durante el desarrollo de la Junta. Ese feedback es valiosísimo.
Hay ocasiones que bien durante esa 🕦media hora o después de la Junta, puede ser muy útil ver algún problema insitu de la comunidad🌆, como por ejemplo una filtración o una grieta. A parte de aprovechar que estas allí en la comunidad y te cuesta poco verlo, puede suponer que al decir en la Junta que lo vas a ver cuando termine, hará que los propietarios se queden más tranquilos y no alarguen algunos puntos.
📚Procura formarte un poco sobre comunicación no verbal, ya que con muy poco esfuerzo puedes proyectar una imagen mucho mejor. Piensa que todo importa: la puntualidad🕛, como entras en la reunión👨💼, tu tono de voz📢, como vas vestido👗, con cuantas cosas estas cargado en la manos✍️ mientras hablas y hasta donde te sitúas en la propia Junta.