Contratación de personal y plan de onboarding
En este tercer capítulo nos centraremos en todo el proceso de contratación de personal que necesitas en tu despacho para crear ese equipo de alto rendimiento. Aprenderás a detectar tus necesidades de personal, cómo plantear una entrevista de trabajo, así como los principales errores que deberías evitar. Además trataremos un ejemplo de plan de onboarding en esa primera semana de trabajo tan importante para las nuevas incorporaciones.
Selección y contratación de personal
Una vez definidos los perfiles de competencias que necesitas en tu despacho, deberías preguntarte ¿Tengo ahora mismo en mi equipo a las personas adecuadas? Si la respuesta es sí, estás de enhorabuena. De lo contrario, tendrás que decidir si formar a determinados miembros del equipo, o contratar personal nuevo.
Sabemos que puede ser una situación complicada pero, si quieres conseguir un equipo comprometido y que rinda como es debido, debes tomar decisiones.
Imagina que tu despacho se encuentra en la necesidad de contratar a alguien. Ante esta situación, te resultará de ayuda la metodología de ‘dar, pedir y exigir’ de la que ya hablamos en el capítulo anterior. Una vez definido lo que vas a pedir y exigir a ese perfil de empleado que has definido, es el momento de pensar lo que como empresa puedes darle al personal que quieres contratar. Para ello, es importante que te hagas algunas de las siguientes cuestiones:
- ¿Cuánto debería cobrar cada una de estas personas?
- ¿Tendrán alguna variable adicional al salario fijo?
- ¿Tengo previsto algún paquete de beneficios?
- Horario y tipo de jornada para el puesto.
- Equipos, software y material que necesitará cada perfil.
- Gestión de vacaciones.
No existe una respuesta única, sino que dependerá de tu modelo de despacho, las dimensiones de tu equipo y la fase en la que se encuentre el negocio.
¿Cómo redactar una oferta de trabajo?
Ahora que sabes lo que necesitas y aquello que puedes ofrecer como empresa, es el momento de redactar una oferta de trabajo que se adapte al perfil del personal que quieres contratar. Procura ser creativo y claro al mismo tiempo. El objetivo es hacer una oferta atractiva, pero que apenas deje dudas en quien se inscriba. Es importante dejar claro como le vas a ayudar en su crecimiento profesional. Y para eso tienes que personalizar mucho la oferta, conectar con ese perfil de personas que estás buscando para el puesto.
Seguro que te estás preguntando si merece la pena pagar por poner la oferta en portales de empleo como Infojobs. O, por el contrario, es mejor hacer un post en LinkedIn o preguntar en tu círculo más cercano si conocen a alguien. Nosotros te recomendamos apostar por este tipo de portales, principalmente, por tres motivos:
- Recibirás buen volumen de candidatos.
- Ahorrarás tiempo en filtrar por parámetros.
- Te evitarás compromiso de contratar al típico conocido de un conocido.
Es importante que todos los candidatos pasen por el proceso de filtros y entrevistas. Dedícale tiempo, ya que, la diferencia entre acertar o equivocarte con el personal que contratar puede marcar el devenir de tu despacho.
5 errores más habituales en un proceso de contratación:
Estos son los 5 errores más habituales que hemos detectado en las entrevistas de trabajo.
- Terminar con las entrevistas en el momento en que alguien te entra por los ojos y ahorrarte así el esfuerzo de quedar con el resto de candidatos. El objetivo es que tu negocio triunfe, así que, debes tener a los mejores en tu equipo. Y, por este motivo, debes obligarte a entrevistas a todos los candidatos que hayas seleccionado.
- Tomar la decisión en los primeros segundos. Muchas veces, dependiendo de esos primeros segundos, enfocamos la entrevista de forma distinta, con preguntas que justifiquen nuestra decisión inconsciente. Por ello, te recomendamos que, siempre que sea posible, hayan al menos dos personas de la empresa haciendo la entrevista.
- Hablar demasiado. Es importante que vendas el proyecto y al equipo de la empresa, pero es importante que el candidato tome la iniciativa y no se limite a reafirmar lo que le estás diciendo.
- No preparar bien las entrevistas. Improvisar no suele ser buena idea y cuando se trata de la contratación del personal de tu despacho, menos todavía. Antes de realizar la entrevista es aconsejable hacer anotaciones en el currículum del candidato para saber qué preguntas vas a realizar. De igual forma, también debes anotar todo aquello que quieras decirle como, por ejemplo, su salario anual bruto para evitar posibles malentendidos. Otro consejo es que cuides el lugar de la entrevista, evita posiciones enfrentadas y se amable.
- No realizar pruebas al candidato. No atrevernos a realizar pruebas sencillas es un error muy frecuente, cuando es algo que puede ayudarte a tomar la decisión de contratar a una persona.
¿Qué pruebas hacer en una entrevista para un despacho de administración de fincas?
3 pruebas que podrían ser importantes a la hora de contratar a alguien para un despacho de administración de fincas son las siguientes:
- Mecanografía. Una habilidad imprescindible para el día a día de cualquier empleado de un despacho. Puedes pedirle que transcriba una pequeña conversación o un dictado.
- Capacidad para resumir o sintetizar. Aquí podrías pasarle un texto para que lo lea durante un tiempo y luego que te lo cuente de forma breve. Esta puede ser una competencia muy interesante de cara a las juntas de propietarios.
- Enseñarle un balance de ingresos y gastos de una comunidad y te cuente cuáles son sus conclusiones. Podrías incluso hacerle alguna pregunta respecto al balance para ver cómo se desenvuelve en este tipo de situaciones.
Una vez aclarado este proceso de selección de personal para un despacho de administración de fincas y los errores que no debes cometer, es momento de pasar al siguiente paso.
Plan de onboarding para nuevos empleados
Tras el proceso de contratación de personal, con este plan de onboarding lo que pretendemos es que esa nueva persona que llega al despacho no se encuentre perdida. Sino que sienta el respaldo de la empresa y sus compañeros. Algo que no siempre es fácil en un despacho de administración de fincas por el gran volumen de trabajo. Presentaciones rápidas, entrega de manuales desactualizados y falta de atención ‘al nuevo’ son cosas que ocurren habitualmente, pero que no generan buena imagen de la empresa. Y, en muchas ocasiones, puede provocar que esa persona valore otras ofertas de algún portal de empleo.
Con un buen plan de onboarding lo que conseguirás es que el nuevo miembro de tu equipo sienta que no se ha equivocado de empresa.
¿Cómo preparar un buen plan de onboarding?
Como administrador titular del despacho, deberías dedicar la primera hora de tu jornada a esa nueva incorporación del equipo. Y durante su primera semana de trabajo, estos son algunos de los temas que deberíais tratar:
- Preséntale a todas las personas del despacho.
- Explícale todo lo relacionado con descansos para almorzar y la jornada que realizan los compañeros.
- Cuál es su puesto de trabajo y qué espacio, herramientas, equipos y material tiene a su disposición.
- Usuarios y contraseñas para acceder a las distintas aplicaciones que va a utilizar.
- Explicación de cuestiones generales sobre la profesión. Aquí podrían entrar algunos aspectos relacionados con la Ley de Propiedad Horizontal, procesos más comunes del despacho o aclaraciones generales sobre el sector.
A continuación, le darás a ese nuevo miembro tu plan de onboarding para lo lea durante esa primera semana. Y, pasado este tiempo, volveréis a reuniros para que te comente cualquier duda al respecto.
¿Qué información debe contener un plan de onboarding? Te damos un ejemplo para administradores de fincas
El manual de onboarding que entregues a esa nueva incorporación de tu despacho debería contener la siguiente información:
- Un organigrama con el nombre y puesto de cada una de las personas que conforman el despacho de administración de fincas. Además debe aclarar las funciones y responsabilidades de cada uno. Esto es importante para que, desde el principio, sepa lo que se espera de su puesto y del resto de compañeros.
- El manual de procesos y procedimientos del despacho. Un documento imprescindible para tu despacho, del que ya hablamos en nuestro módulo 1 del curso y que puedes descargar gratis en nuestra web.
- Un videotutorial del programa de gestión de comunidades que utilicéis. Sin duda, la mejor manera de ver paso a paso el funcionamiento de la herramienta que utilizará a diario.
- Una video guía en la que trates cuestiones básicas de la profesión, como la Ley de Propiedad Horizontal, instalaciones o aclaraciones generales del sector.
Una vez hecho todo esto, es importante que el resto de miembros del despacho dediquen parte de su jornada a estar con esa persona. Esto ayudará a integrar a esa persona y que conozca mejor los distintos roles del equipo.
Al tratarse de pequeñas reuniones de una hora, se favorece la integración sin necesidad de paralizar el despacho. De hecho se pueden dar casos en los que aclaréis alguna duda en tiempo real.
¿Qué te ha parecido este capítulo sobre contratación de personal y plan de onboarding para nuevos empleados? En Fynkus queremos ponérselo fácil a los administradores de fincas, así que, esperamos que te haya resultado de gran ayuda.