Si no te ha llegado ya, llegará el momento en que necesites contratar un gestor o un administrador que te ayude en la gestión de incidencias, la contabilidad y la atención al cliente. Esto se debe a que tendrás tantas comunidades que será imposible atenderlas sin bajar la calidad de tu servicio. Y no sólo eso, sino que también se verá afectada tu salud.
Pero el tiempo pasa y tu volumen de comunidades sigue aumentando. Esto te obliga a contratar un gestor, cuya figura desempeña tareas de distintos tipos. De esta forma, tú puedes centrarte más en las juntas de propietarios, pero a partir de cierto volumen necesitarás alguien que te ayude con ellas. Solo así podrás seguir creciendo.
Y es aquí donde queremos llegar. Cuando sois 3 personas y debes contratar una más, es el momento de plantear si un nuevo gestor es lo que necesita tu despacho. Es decir, debatir si contratar otro gestor o un nuevo administrador de fincas.
Para nosotros, lo ideal sería un nuevo administrador que pueda ir a las juntas y te permita delegar más. Este puede ser un paso que, a priori, de cierto respeto pero que seguro marcará un antes y un después en tu despacho.
Te darás cuenta de que funcionas mejor y dispones de más tiempo para controlar tu negocio. En otras palabras, ya no tendrás límites para el crecimiento de tu despacho captar nuevas comunidades.
¿Qué perfil contrato?
Aquí, muy probablemente te asalte la siguiente duda:
¿Qué es mejor tener 2 administradores con 50 comunidades cada uno y 3 gestores? O, por el contrario ¿Contar con 4 administradores, cada uno con 25 comunidades y un gestor en el despacho solo para cuestiones contables y atención telefónica?
La experiencia nos dice que tendemos a especializar las tareas de nuestro personal del despacho para mejorar la productividad. Esto es cierto, ya que, no todo el mundo es bueno en todo y, centrándose en aquello en que destaca, la productividad aumenta.
Pero nuestro sector como administradores de fincas tiene una particularidad, y es la gestión del conocimiento de cada una de nuestras comunidades. Si el administrador llega a una junta en la que hablan de facturas y gestión de incidencias o siniestros que desconoce; o el gestor trabaja en tareas que vienen de la junta general en la que no ha estado, habrá muchísima información que se pierda por el camino incluso a pesar de leer el acta. Todo ello, provocará que se cometan errores.
De esta forma, la figura del gestor-administrador versus dos administradores de fincas, sólo tiene sentido si se cumplen estas 3 condiciones:
- Buena organización del despacho en base a procedimientos.
- Hay reuniones periódicas entre los miembros de tu equipo.
- Cuentas con una plataforma de gestión que te permita compartir información de lo que ocurre en las comunidades a lo largo del año.
Si no se cumplen estas condiciones, es muy probable que tropieces y frenes el crecimiento de tu despacho.
En resumen, o tu despacho está perfectamente organizado para escalar o tu opción más adecuada será incorporar nuevos administradores. Entre contratar un gestor o administrador, no hay mejor ni peor alternativa , simplemente cada despacho debe adaptarla a su funcionamiento.
Según tu experiencia ¿Qué opción funciona mejor? Déjanosla en comentarios.