¿Qué importancia tienen los contratos de servicios con proveedores para un administrador de fincas? Hay varias funciones de los administradores que no forman parte del trabajo de su día a día, pero conviene ejecutarlas muy bien. De lo contrario, te ocasionarán problemas y con ello, más trabajo.
En este sentido, la redacción de contratos de servicios con proveedores, junto con la redacción de actas son dos elementos fundamentales. Es decir, son una prueba objetiva que os ayudará a marcar la diferencia como administradores de fincas.
Consejos para redactar un buen contrato con proveedores.
Sin hacer un análisis exhaustivo de las partes de estos contratos, te daremos dos consejos que has de tener presentes para evitar posibles problemas. Una forma de asegurar su correcto cumplimiento y que tus comunidades de propietarios queden satisfechas.
1. Cumplimiento de obligaciones.
Deberías hacer hincapié en la presentación periódica de la documentación relacionada con el cumplimiento de obligaciones en materia de prevención de seguridad y salud.
Como sabrás, las comunidades tienen ciertas obligaciones que ya tendrás previstas, pero es muy importante que los proveedores habituales de la comunidad también las cumplan. De esta forma minimizarás la asunción de responsabilidades por parte de la comunidad. Nadie podrá reprocharte que como Administrador no te preocupaste de pedir y recabar esta información. Y lo más importante, que en caso de que ocurra algún accidente o haya alguna inspección lo tengas todo controlado y en regla.
Por ello, incluye alguna obligación en el contrato para que cada mes, por ejemplo, te envíen por email toda la documentación. Así podrás certificar que todo está en regla.
2. Clausulas de penalización.
En segundo lugar, deberías incluir alguna clausula de penalización ante incumplimiento de contrato. A veces, el proveedor no cumple con alguna de sus obligaciones y es el administrador el responsable de decidir sobre qué reclamar en cada caso.
Sin duda, una situación muy desagradable y comprometida para los administradores, ya que, tendrás que entrar en negociaciones para defender los intereses de la comunidad. Pero lo más duro, es que en el otro lado estarán los proveedores y seguro que con algunos de ellos tendrás una relación casi de equipo.
La solución aquí pasa por implantar de antemano en el contrato ciertas clausulas que establezcan una penalización económica. Y, en su caso, la forma de pago. Así no tendrás que enfrentarte a nuevas negociaciones, pues todas las partes son conocedoras de lo que ocurrirá en esta situación.
Por ejemplo, si la empresa de limpieza no va un día a la comunidad, esta clausula entraría en vigor automáticamente al estar consensuada por ambas partes.
Y estos serían los dos consejos, que en Fynkus, más echamos en falta en un contrato de servicios con proveedores. Si tienes algún otro en mente, compártelo.
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