En este capítulo veremos de que manera esta presente esta ley en los despachos de administración de fincas y cómo la técnica del Time Blocking puede ayudarnos a evitar que las tareas pendientes se conviertan en tareas urgentes. ⌛
La Ley de Parkinson
«Es común observar que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su finalización»
Así explica la ley de Parkinson el porque empleamos todo el tiempo que tenemos para realizar una tarea, en el lugar de realizarla de una manera eficaz y en el menor tiempo posible.
De este modo le dedicamos todo el tiempo que tenemos disponible una tarea, cuando en realidad no hubo hecho falta tanto.
En nuestra profesión como administradores de fincas , esto supone una cantidad importante de horas, ya que al no tener plazos concretos en muchas de nuestras tareas, nos entretenemos con algunas de la cuenta.
Podemos poner como ejemplos como: Analizar un siniestro, revisar un balance económico de una comunidad, ver el estado de morosidad, organizar y archivar las facturas, visitar una comunidad, etc.
Esto sucede en todos los ámbitos de nuestra vida, personal y profesional. Y es entonces pensamos eso de:
«Estás perdiendo el tiempo con esta incidencia y tienes cosas más importantes que hacer.»
Aquí tenéis un ejemplo, que los administradores de fincas sufrimos continuamente.
Preparar el balance que vamos a presentar en una junta de propietarios
- Como no marcamos un plazo concreto para realizarlo, nos entretenemos más de lo necesario.
- Empezamos retocando descripciones para que sean más claras
- Agrupamos algunas partidas de gasto
- Ponemos comentarios por todo el balance
- Nos encargamos de cuadrar y encajar los márgenes para que quede perfectamente organizado
- Añadimos un resumen propio hecho por nosotros
Continúas realizando modificaciones hasta que tienes ese balance como a ti te gusta, ya has invertido una hora más o menos
Pero .. ¿Podrías mejorar ese balance?
Estamos seguros de que invertirías un par de horas más, incluso acabarías ocupando toda tu tarde
Por eso es tan importante que fijes un plazo para terminar ese balance yd ejes claro el procedimiento en este tipo de tareas. De ese modo llegarás al equilibrio entre calidad y eficiencia.
Cómo evitar que la Ley de Parkinson nos afecte en el despacho de administración de fincas
Vamos a darte algunos consejos que te van a ayudar con este tipo de situaciones
Lo primero es establecer el cómo se hacen las cosas y concretar el resultado óptimo que se busca para no dedicar más tiempo del necesario.
Si somos excesivamente perfeccionistas nos quedaremos sin tiempo para otras tareas iguales de importantes
Veamos un ejemplo: Preparar una comparativa de presupuestos de rehabilitación de la fachada y enviarla a la comunidad
- Nos iremos directamente a nuestro procedimiento de como tiene que estar realizado, y podría ser algo así:
- Utilizar la plantilla Excel que tenemos en la carpeta compartida en la nube “Plantillas”.
- Desglosaremos el coste de cada una de las mediciones del proyecto sin IVA, con una columna por empresa y con 3 columnas al final: una con la media, otra con el valor máximo y otra con el valor mínimo de esa partida.
- Saldrán en rojo las cantidades que se desvían de la media más de un 20% por arriba y en verde las que se desvían de esa media más de un 20% por abajo. A sí será muy fácil ver donde están las desviaciones y en qué partidas podemos apretar o hay que aclarar con el proveedor.
Si lo tenemos todo documentado y reflejado en un procedimiento va a ser muy fácil estimar el tiempo que vamos a emplear en realizarla
si no tenemos claro lo que hay que hacer, esta comparativa nos puede llevar toda una tarde para tenerla lista
La técnica del Time Blocking
Esta técnica de productividad y gestión del tiempo consiste en planificar y dividir en bloques de tiempo tu calendario y asignar esos bloques una tarea concreta para realizar.
Así, conviertes una lista de tareas en un calendario, al poner fecha y hora a cada tarea.
Es importante que no solo le reservamos un espacio de tiempo en nuestra agenda, sino que también l e asignamos una fecha de finalización . De este modo evitaremos que se alargue en el tiempo.
¿Como aplico esta técnica en un despacho de administración de fincas?
- Tu calendario o agenda es tu hoja de ruta. Utiliza esta herramienta para centralizar todas tus tareas , y tu objetivo es cumplir con lo que te has comprometido a realizar. Si no tienes horario fijo para realizar una tarea, anótalo en la agenda igualmente para que no lo olvides.
- Respeta los espacios entre tarea y tarea. Hay que dejar un in-pass de tiempo entre una y otra, para desconectar unos minutos y centrarte con la tarea siguiente.
- Imprevistos : Reserva algún bloque de horas para los imprevistos. No seas ingenuo, en la profesión de casi los administradores de fincas esto es obligado.
- Si trabajas en equipo, utiliza una agenda compartida en la nube , y así sabrán que horas tienes bloqueadas durante la semana.
Continuemos con el ejemplo anterior de la tarea de la comparativa de la rehabilitación de la fachada:
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- Ahora ya tenemos claro cómo ha de ser el resultado de la tarea, los pasos que hemos de seguir, únicamente nos queda introducir los importes en nuestra plantilla Excel.
Seguramente este paso ya lo ha realizado en otras ocasiones, por lo que puedes tener una idea aproximada del tiempo que te va a costar hacerlo.
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- Ahora ya, solo nos queda buscarle un hueco en nuestra agenda o calendario y asignarle día y hora de finalización.
Importante:
No tenemos que estimar todas las tareas, sólo estimaremos las tareas “especiales y complejas”.
Para las tareas del día a día resérvate huecos en la agenda que se repitan todas las semanas. Estas tareas rutinarias en ocasiones tendremos que agruparlas y estimar el tiempo que vamos a invertir.
Veamos algunos ejemplos
- Revisar con los propietarios comunicantes, que todas las incidencias pendientes de hace más de 15 días (37 en total) están terminadas y concluirlas en la aplicación.
- Concretar con los presidentes los ordenes del día y las fechas de celebración de las 10 Juntas Generales que se tienen que celebrar el próximo mes y dejar el borrador de la convocatoria en la aplicación.
- Enviar el recordatorio trimestral de morosidad a todas las comunidades de propietarios.
Las tareas más complejas:
Éstas tareas, las dividiremos en tareas más pequeñas. Una estimación sin dividirlas no será acertada, y la Ley de Parkinson parecerá seguro.
En realidad no se trata de nada nuevo, la diferencia está en tu compromiso con un tiempo y una fecha fin determinados
Con este sistema evitarás la procrastinación: Posponer indefinidamente las tareas que te resulten más tediosas o no te gustan, hasta que ya son Urgentes
Dividiendo las tareas complicadas y largas, te permitirá afrontar el día a día de otra manera, evitando posponerlas
Para acabar con la Ley de Parkinson, te avisamos que también tiene una aplicación con el tema económico y que siendo administrador de fincas te pondrá los pelos de punta:
«Los gastos sufrieron hasta cubrir todos los ingresos»
Te invitamos a que saques tus propias conclusiones y apliques desde hoy mismo todo lo que ha aprendido.
¡Recuerda que Fynkus, se compromete con tu productividad!
Esto no es nada nuevo