En éste capítulo veremos con videotutoriales algunas de las aplicaciones y herramientas que más nos pueden ayudar a mejorar la productividad de nuestro despacho de administración de fincas
https://youtu.be/Nh7RSyl5Kqo
Durante estos 5 capítulos, hemos hablado de las metodologías que son necesarias para mejorar la productividad. Hoy vamos a ver con más profundidad las herramientas y aplicaciones más populares.
Algunas de estas herramientas y aplicaciones nos han funcionado a nosotros mismos, ayudándonos a mejorar la organización y aumentar la productividad del despacho.
Es importante conocer las metodologías de trabajo que hemos visto en los capítulos anteriores, así que si has llegado a este capítulo sin ver los anteriores, te recomendamos que empieces por el principio 👇🏻
Introducción y planificación del módulo 2: ¡Organízate para ser más productivo!
No tiene ningún sentido entrar de lleno a utilizar las aplicaciones de las que vamos a hablar, sin tener clara antes de la metodología de trabajo.
¿Cuáles son nuestras Aplicaciones recomendadas?
Vamos a hablar de las aplicaciones que para nosotros son fundamentales, las que nos ayudarán a organizarnos ya ser más productivos, algunas de las cuales ya hemos hablado a lo largo del módulo.
Para todas las personas que aún utilizan agenda física de papel, sentimos deciros que en vistas de a dónde nos dirigimos, va a pasar a formar parte del pasado.
Las agendas físicas no están conectadas con el resto de aplicaciones de nuestro despacho, ni con nuestro móvil y no están 100% actualizadas, con lo que no son 100% fiables.
Además, no nos permiten compartir la información de la agenda con otros compañeros.
Y si la perdemos tenemos un serio problema.
Estas aplicaciones han de estar necesariamente en la nube, por los mismos motivos por los cuales no es fiable una agenda física
Gestor de correo
La primera de nuestras aplicaciones «imprescindibles» es una aplicación de correo electrónico con una agenda incorporada y un espacio en la nube para guardar documentación.
Aquí destacan dos:
- Google Workspace Entre las funcionalidades tenemos Gmail, Google Calendar y Google Drive.
- Microsoft outlook También cuenta con email, agenda y Onedrive.
Estas dos herramientas permiten utilizar tu propio dominio corporativo y te van a permitir conectarte prácticamente con cualquier aplicación. Su coste orientativo es de 7 € por usuario al mes.
- Agenda / calendario
Las agendas incorporadas tanto en Google Calendar como en Microsoft Outlook te van a permitir compartir agendas con otros compañeros, que te asignan eventos entre otras muchas cosas.
- Almacenamiento
Los servicios de almacenamiento en la nube de DRIVE en google y de Onedrive en Microsoft te permitirá despreocuparte de copias de seguridad y acceder tanto tú como tus compañeros desde cualquier sitio a la gran cantidad de información que se genera en un despacho de administración de fincas
Asumimos que cualquier administrador de fincas está familiarizado con alguna de estas herramientas, y si no lo estáis vais a tener que dar ese paso lo antes posible y para eso os recomendamos exportar toda la información de vuestro gestor actual a cualquiera de estas alternativas.
Gestor de tareas
Es el momento de hablar de las aplicaciones de gestión conjunta de tareas.
Este tipo de aplicaciones nos permiten poner en común con el resto de compañeros del despacho. las tareas y los proyectos , y así poder llevar a cabo un seguimiento de un modo visual actualizado y conectado en tiempo real.
Existen varias aplicaciones, pero sin lugar a dudas la que destaca por encima del resto es Trello
Trello
Esta aplicación no solo es el líder del mercado, sino que es muy sencilla e intuitiva y ya sabes que eso en Fynkus nos gusta.
Es muy rara la empresa tecnológica que no utiliza algo similar a este sistema de tablero para organizar su equipo y que vayan todos alineados.
Aquí nos vamos a centrar en la versión básica gratuita que nos va a servir de mucho para organizarnos en el despacho de administración de fincas.
Trello tiene la opción de incorporar los famosos PowerUps, que al final se trata de mejoras con coste que permiten muchas más cosas.
En el vídeo del inicio 👆🏻 puedes ver algunos ejemplos reales de tableros que podemos hacer en nuestro despacho.
Si es la primera vez que ves una aplicación basada en tableros, se te habrá abierto un mundo.
Si en cambio ya conocías la aplicación, esperamos haberte dado alguna idea más, para sacarle todo el provecho posible a esta fantástica herramienta.
Recapitulemos:
- Tenemos ya una aplicación de correo electrónico, agenda y alojamiento en la nube que nos permite ser muy eficientes en nuestro trabajo del dia a dia.
- Por otro lado tenemos otra aplicación que nos permite organizar todas nuestras ideas, tareas y proyectos en tarjetas dentro de un tablero y compartido con el resto del equipo.
- Pues ya solo nos queda una cosa: Utilizar una aplicación que nos ayude a priorizar y organizar nuestro día a día.
Herramientas para priorizar y organizar
Aquí veremos 3 herramientas con versión Gratis que pueden sernos de gran utilidad
Microsoft To Do
Bill Gates no podía estar fuera de toda esta revolución. A fecha de la publicación de este video, está sacando al mercado nuevas herramientas, enfocadas al teletrabajo y salvo sorpresas, es probable que sea el mas Top del sector.
Asana
Esta herramienta es un clásico, y para nosotros está a un nivel más avanzado y es la más completa.
Te recomendamos su uso en el caso de trabajar en un despacho grande y con cultura de equipo y productividad muy implantada, ya que si no, es posible que no le saques rendimiento
Todoist
Y en tercer lugar tenemos a Todoist, que es en nuestra opinión ,la mejor.
Su sencillez nos permite poner en marcha la metodología GTD que hemos visto en el capítulo anterior, de una manera muy clara y rápida.
En el vídeo del inicio 👆🏻 puedes ver un tutorial sobre Todoist
Como verás, igual no es la aplicación más bonita del mundo, pero te aseguro que cuando lleves un tiempo, no podrás vivir sin ella.
Recuerda que la intención es que lo metas todo aquí, y procures dejar lo mínimo posible fuera de la aplicación.
Esta aplicación te va a permitir tener esa sensación de control, que nos permitía el método GTD y que nos va a hacer vivir mejor sabiendo lo que tenemos que hacer en cada momento.
Estas son algunas de las herramientas que pueden ayudarte a que tu productividad aumente considerablemente🚀
Esperamos que os haya sido de utilidad este capítulo.
Fynkus te lo ponemos fácil😏