Define el modelo organizativo de tu despacho de administración de fincas

Comienza el módulo 4 de nuestro curso de administrador de fincas en el que aprenderás a crear equipos de alto rendimiento para llevar tu despacho al siguiente nivel. En este capítulo aprenderás a definir bien la estructura y modelo organizativo que debería tener tu equipo. Una cuestión para nada trivial y que hoy descubrirás por qué tomar bien esta decisión será fundamental para pasos posteriores.

Tanto si eres nuevo en la profesión, como si ya tienes una extensa trayectoria, quédate hasta el final porque esto te interesa.

¿Qué tipo de despacho quieres tener?

Con esto nos referimos a cómo te gustaría que fuese tu día a día en los próximos años. Y cómo podrás imaginar, dado el entorno tan cambiante en que nos movemos, esta pregunta deberías planteártela cada año. De esta forma podrás valorar tus avances o cambiar ciertas direcciones. Lo primero que debes hacer es pensar en la misión y visión de tu despacho de administración de fincas.

Así entenderás que los mejores para tu modelo de negocio no tienen por qué ser los mejores para otro despacho de administración de fincas. En pocas palabras, cuando sepas lo que quieres, tendrás que definir tu modelo de negocio. Y, a partir de ahí, sabrás cuáles son los perfiles que necesitas tener en tu equipo.

Para ello, es importante que te reúnas con tu equipo y pongáis en común aquellos rasgos y valores distintivos del modelo organizativo que queráis establecer. Pero debes tener en cuenta que esto no será algo inamovible. Como podrás imaginar, tanto tu modelo de negocio, como la estructura de tu equipo sufrirán variaciones a lo largo del tiempo. Y el motivo no es otro que los numerosos cambios que se producen en el entorno: nuevos players, competidores, reformas legislativas… Que, lógicamente afectarán a tu despacho de administración de fincas.

Por este motivo, es conveniente apostar por estructuras flexibles que te permitan crecer más rápidos y con las que puedas adaptarte al entorno tan cambiante en el que estamos.

5 aspectos clave para definir el estilo de tu estructura organizativa

Antes de detallar cuál será la estructura de tu equipo, es importante definir su estilo. Es decir, aquellos valores sobre los que construir la estructura organizativa de tu despacho. A continuación, ejemplificamos 5 posibles claves para un despacho de administración de fincas actual:

Establecer una estructura horizontal

Una organización en la que no sea necesario estar supervisando el trabajo del resto de personas. Un despacho en el que cada miembro del equipo tiene perfectamente definidas sus funciones y responsabilidades. Un aspecto clave para desarrollar de manera ágil los procesos del día a día.

Este tipo de organización intenta evitar esos cuellos de botella que ralentizan a todo el equipo, ya que, todo debe pasar por una persona.

Ser una organización abierta

Con esto nos referimos a incorporar determinados partners de confianza que te permitan ofertar unos servicios de calidad, además de abrir nuevas vías de monetización. Algunos ejemplos de partners podrían ser los siguientes:

• Los colegios profesionales de administradores de fincas. Esto no sólo aporta reconocimiento profesional, sino que, permite interactuar con otros compañeros administradores, acceder a formaciones, eventos o congresos. Además de tener la posibilidad de establecer convenios con algunos proveedores.
• Apostar por un software de administración de fincas. Es importante que éste tenga una visión de desarrollo y mejora continua para poder afrontar todos los retos a los que se irá enfrentando el sector durante los próximos años.
• Establecer una red de profesionales y proveedores de mantenimiento. Aspecto clave para atender las necesidades de tus comunidades. En este sentido, es importante que estén digitalizados, de forma que puedan facilitarte ciertos procesos como la gestión de incidencias o el envío y cobro de facturas.
• Externalizar determinados procesos y actividades sobre los que quieras apoyar ciertos servicios en tu portfolio. Esto te ayudará a escalar y abrir nuevas oportunidades.

Apostar por el trabajo en remoto

Es decir, tener la posibilidad de trabajar desde cualquier sitio y en cualquier momento, con jornadas flexibles (dentro de unos límites). En este sentido entrarían decisiones tan importantes como la posibilidad de apostar por un cowork, el teletrabajo y apostar por un software en la nube, así como, otras herramientas colaborativas en la nube.

Estructura organizativa en base a objetivos

Sabemos que llega el fin de la era del presencialismo y se acabó eso de no medir la productividad en nuestros despachos. Si quieres construir un proyecto de futuro, tu despacho va a tener que tener unos indicadores y KPIs a los que apuntar y de esta manera poder medir el alcance de sus objetivos.

Y para completar el circulo, no podemos quedarnos en los KPIs, sino que también deberemos de trabajar con OKRs. Así sabremos si estamos haciendo lo que hay que hacer para llegar a esos objetivos.

A este modelo de estructura por objetivos, debe acompañarle una estructura de salarios y beneficios empresariales relacionados con la consecución de esos objetivos.

Modelo organizativo colaborativo

La información y el conocimiento debe fluir y estar disponible para todos los miembros del equipo. El objetivo no es otro que evitar esas islas de poder en la que algún miembro del equipo disponga de información que el resto del equipo no tiene. De esta manera, una baja por maternidad, unas vacaciones o que alguien deje la empresa, no bloqueará el funcionamiento del despacho.