¿Sabes cómo generar el presupuesto de gastos de una comunidad grande? En esta entrada te damos algunos consejos y los motivos por los que debes tener en cuenta el estilo de vida de la comunidad a la hora de establecerlo.
Realizar los presupuestos de gastos o fijar la cuota de propietarios para el siguiente ejercicio no suele ser muy complicado, sobre todo, en aquellas comunidades pequeñas. Esto se debe a que los gastos son similares y muchas veces previsibles, por lo que, normalmente, los imprevistos no superan importes de un par de miles de euros.
Ahora bien, imagina ser administrador de un gran edificio en el que hay más de 500 viviendas. En este caso, los imprevistos implican grandes costes de forma que, un error en las previsiones del presupuesto, saldrá muy caro. No solo en cuanto a complicarte el ejercicio económico, sino que te puede dejar en evidencia el hecho de tener que pedir más dinero a los propietarios a mitad de año. A esto hay que sumarle que en este tipo de edificios suelen haber inversores privados que cuestionarán tu capacidad de gestión si incrementas mucho los costes.
Por ese motivo, la redacción de un presupuesto es algo que has de tomarte muy en serio si quieres gestionar comunidades de estas dimensiones.
Cómo se suele estimar el presupuesto de gastos en una comunidad.
Esto es lo que la mayoría de administradores hacen de una forma u otra:
- Se parte del histórico de los gastos del último año, tanto fijos como extraordinarios.
- Modificar aquello que supuso un gasto extraordinario con coste elevado y que, probablemente, no se produzca en el próximo ejercicio.
- Actualizar con aquello que los propietarios aprueben en la junta. Aquí pueden aparecer la contratación de un nuevo servicio, aprobación de obras, reducción del precio de un contrato de mantenimiento, etc.
- Rematar con un extra para cumplir con el fondo de reserva obligatorio por ley.
Este es un tema que se trató en el congreso de Dubái y en Fynkus queremos abordar los presupuestos de una comunidad de propietarios desde otro punto de vista que os haga reflexionar. Y no es otro que el estilo de vida de la comunidad. Piensa que si uno de los roles de los administradores de fincas es preservar el estilo de vida de los residentes, has de elaborar un presupuesto acorde con el estilo de vida y las aspiraciones de los vecinos. Es decir, un presupuesto que refleje lo que la comunidad quiere el próximo ejercicio y en los años venideros. Además, no puedes olvidar que ese presupuesto marcará el trabajo del administrador durante el año.
Presupuestos en grandes comunidades de propietarios.
Como administrador debes hacerte algunas preguntas antes de hacer el presupuesto de una de estas comunidades tan especiales:
- Qué nivel de calidad esperan los propietarios en cada uno de los servicios contratados (conserjería, seguridad, limpieza, mantenimiento del ascensor…). Por ejemplo, una comunidad joven quizás no le de tanta importancia al servicio de conserjería y se lo planteen solo en ciertas horas por seguridad. Pero sí querrán una app para comunicación de incidencias 24h, asistencia y voto por móvil en juntas virtuales, reserva de zonas comunes…
- Tolerancia al riesgo de la comunidad. Es decir ¿Cómo afectaría a la comunidad y a los propietarios un error en la estimación del presupuesto? Nada tiene que ver una derrama en una comunidad con fondos a que esto se produzca en otra con mucha morosidad donde la capacidad de reacción es mínima. En este segundo caso, tener que emitir una derrama por un fallo en la estimación del presupuesto puede poner en entredicho tu cargo como administrador. Además de la tesorería y liquidez, has de tener en cuenta las pólizas de seguros. Si contratar una que cubra todo o, por el contrario, otra más económica que cubra lo básico.
Al final, se trata de encontrar un equilibrio entre la calidad del servicio y su coste. Es importante que sea la comunidad quien elija lo que quiere, por lo que plantear varias alternativas de presupuesto con distinto nivel de servicio será una buena forma de no equivocarte.
Consejos.
- En grandes comunidades donde se observa cada detalle y el nivel de calidad del servicio es fundamental, presenta varios presupuestos con distinta calidad de servicio.
- Clasifica tus comunidades según su tolerancia al riesgo en baja, media y alta. De esta forma, al confeccionar los presupuestos, sabrás cuál es más adecuado para cada una.
Esperamos haber disipado un poco tus dudas sobre cómo establecer el presupuesto de una gran comunidad de propietarios. Y recuerda que Fynkus te lo pone fácil.