Define la estructura de tu equipo de trabajo

En este segundo capítulo del curso, aprenderás a definir la estructura organizativa de tu despacho de administración de fincas. Además, te contaremos cuáles son los perfiles de empleados más demandados en la administración de fincas, así como, sus funciones y responsabilidades.

Veremos de manera ordenada qué preguntas debes hacerte y las decisiones que has de tomar para crear ese equipo de trabajo perfectamente alineado con la misión, visión y valores de tu modelo de negocio.

Tipos de trabajadores en un despacho de administración de fincas y sus funciones:

Si analizamos la estructura de los equipos de trabajo en aquellos despachos cuya principal actividad es la administración de fincas, actualmente, algunos de los roles más destacados que podemos encontrar son los siguientes:

Administrador de fincas

Generalmente, se encarga de asistir a las juntas generales y supervisar periódicamente los balances de las comunidades de propietarios. Es importante para el administrador tener una visión global sobre lo que ocurre en las comunidades. De esta forma, podrá detenerse en aquellos temas más importantes.

Gestor de operaciones

Dentro de la estructura de ese equipo de trabajo, será la persona encargada de gestionar toda la actividad del día a día del despacho y, por tanto, desempeña funciones mucho más operativas. Además, a menudo visita las comunidades para revisar trabajos o coordinar reuniones con los proveedores en las propias comunidades. Sin duda, es la mano derecha del administrador de fincas y se trata de una persona todoterreno.

Otra de sus funciones serían:

• Autorizar el pago de facturas.
• Petición de presupuestos a proveedores.
• Seguimiento y conclusión de incidencias que requieran de gestión específica.

Actualizador contable

Este se trata de un perfil muy frecuente en la estructura de despachos con un volumen considerable. El objetivo de este empleado no es otro que llevar al día la contabilidad de todas las comunidades de vecinos. Una figura que aporta agilidad en muchos procesos y operaciones que se realizan dentro de un despacho. Sin duda, una de las claves para hacer que el resto de miembros del equipo de trabajo funcionen como un reloj.

Entre sus principales funciones destacan: categorizar movimientos bancarios y registrar facturas de las comunidades. Si bien es importante que sean personas organizadas y con disciplina. En determinados casos, según el volumen de comunidades, asumen también la reclamación de recibos pendientes a los propietarios y el cobro de remesas bancarias. Como ves, es una figura clave para tener controlada la morosidad.

Responsable de atención al cliente

Un puesto que principalmente está en aquellos despachos grandes que quieren ir un paso más allá. Es la persona responsable de atender el teléfono y las visitas, así como, la responsable de todos los canales de comunicación con clientes. Su misión es clara, tener contentos a los clientes con todas las consultas y las incidencias que lleguen al despacho. Atendiéndolos por los distintos canales de comunicación, incluyendo la gestión de las redes sociales de la empresa.

Dado que la administración de fincas es un negocio orientado totalmente al cliente, sería impensable no contar con este perfil. Como ya te hemos dicho en alguna ocasión, en los próximos años, comunicar bien será uno de los grandes retos para los administradores de fincas.

Otros perfiles

En aquellos despachos que cuentan con otro tipo de actividades o áreas adicionales a la gestión de comunidades de propietarios. Podrían incorporar a su estructura organizativa algunos de los siguientes roles:

• Responsable de gestión de siniestros y contratación de pólizas de seguro.
• Agente inmobiliario.
• Gestor de patrimonio.
• Abogado para el área jurídica.
• Arquitecto para el área técnica y gestión de obras importantes.

Si quieres tener una base sólida sobre la que construir tu equipo de alto rendimiento, es importante que tengas bien diferenciados los perfiles de tu despacho con sus funciones y responsabilidades. También deberías tener en cuenta que, algunos procesos como la actualización contable de comunidades, pueden ser externalizados. Lo importante es que estos partners externos sean como una pieza más de tu equipo.

¿Qué habilidades deben tener los miembros que conforman la estructura organizativa de mi despacho?

Una vez definidas las funciones y responsabilidades  de los distintos miembros que conforman la estructura de tu equipo de trabajo, es el momento de pensar cómo deben ser esas personas. Para ello, es importante diferenciar entre dos tipos de competencias laborales:

• Competencias técnicas. Esto se refiere a los requisitos académicos y la experiencia profesional.
• Competencias más transversales, también conocidas como soft skills. Están enfocadas a cuestiones de personalidad, actitud, comportamiento y aquellas competencias que, en muchos casos, no están directamente relacionadas con el puesto de trabajo.

Hacer bien esta diferenciación inicial será fundamental para saber si tienes en tu equipo a las personas adecuadas y si es necesario establecer alguna formación adicional para para que mejoren su desempeño. En segundo lugar, saber qué tipo de perfil necesitas para un determinado puesto, te ayudará a la hora de redactar bien la oferta de empleo.

Por último, y no menos importante, definir bien este perfil de competencias será clave para que la persona sea productiva, se integre bien en tu despacho y se sienta cómoda con el puesto. A continuación te daremos tres ejemplos de las habilidades que, a nuestro criterio, deberían tener tres de las figuras más importantes en un despacho de administración de fincas. No obstante, cada despacho tiene unas necesidades y lo más importante es que adaptes el ejemplo a tu idiosincrasia.

Habilidades de un administrador de fincas

Requisitos académicos:

• Titulación en derecho o ADE. Formaciones que te brindan conocimientos sobre el negocio y te permiten colegiarte.
• Formación específica en el ámbito de la administración de comunidades de propietarios, impartida por la universidad o un Colegio Profesional.
• Conocimientos básicos de contabilidad.
• Conocimiento avanzado sobre la Ley de Propiedad horizontal y Arrendamientos Urbanos.

Experiencia laboral:

• 2 años de experiencia asistiendo a juntas generales de propietarios y redactando convocatorias y actas.

Competencias técnicas:

• Conocimiento básico de Excel.
• Conocimiento avanzado del programa de gestión de comunidades que utilice el despacho.
• Familiarización con herramientas en la nube de Google: Gmail, Calendar, Drive…

Soft skills de un administrador de fincas:

• Hablar en público.
• Empatía.
• Liderazgo.
• Control del estrés.
• Mediación de conflictos.
• Inquietud por aprender y mejora continua.
• Habilidades comerciales y de venta.
• Facilidad para hacer networking.

Habilidades de un gestor de operaciones

Requisitos académicos:

• Titulación o grado relacionado con la arquitectura o ingeniería técnica. Ambas muy interesantes, ya que, están muy relacionadas con la operativa diaria.
• Formación específica en el ámbito de la administración de comunidades de propietarios, impartida por la universidad o colegio profesional.
• Conocimientos básicos de contabilidad.
• Formación en metodologías ágiles de una organización.

Experiencia laboral:

• Experiencia en gestión de incidencias y siniestros en comunidades de propietarios.
• Experiencia en el seguimiento de obras de rehabilitación de edificios y redacción de contratos.

Competencias técnicas:

• Conocimiento avanzado de Excel.
• Conocimiento avanzado del programa de administración de fincas que utilice el despacho.
• Mecanografía avanzada.
• Familiarizado con herramientas en la nube de Google.
• Conocimiento del funcionamiento y mantenimiento de instalaciones en las comunidades de propietarios.

Soft skills:

• Capacidad de negociación.
• Organización y planificación en el trabajo.
• Enfoque a resultados.
• Gestión del tiempo y productividad.
• Control del estrés.
• Gestión de proyectos.
• Toma de decisiones.

Habilidades del responsable de atención al cliente

Requisitos académicos:

• Estudios básicos y obligatorios o algún tipo de formación profesional de la rama administrativa.
• Curso o certificación en marketing y redes sociales.
• Inglés nivel alto.

Experiencia laboral:

• Haber trabajado durante más de un año en algún tipo de servicio de soporte, teleoperador o atención telefónica.

Competencias técnicas:

• Conocimientos básicos de ofimática.
• Manejo de herramientas de gestión de redes sociales.
• Manejo de WordPress para modificaciones o publicación de blogs en la página web.
• Conocimiento avanzado del programa de gestión de comunidades que utilice el despacho.
• Manejo de herramientas en la nube de Google.

Soft skills:

• Habilidad para comunicarse.
• Trato agradable.
• Empatía.
• Orientación al cliente.
• Creatividad.
• Organización en el trabajo.
• Compromiso con el cliente.
• Actitud enérgica y positiva.
• Proactividad.

¿Qué te han parecido estos ejemplos que te hemos presentado? Seguro que si le dedicas un rato, se te ocurrirán nuevos requisitos o competencias que quieres que tengan los miembros que forman parte de la estructura de tu equipo de trabajo. Nuestro consejo es que te centres en aquellas que de verdad sean imprescindibles para el puesto de trabajo.

Tras toda la información que te hemos dado en el este capítulo es el momento de que te hagas algunas preguntas como ¿Tengo esos perfiles en mi equipo de trabajo? ¿Necesito contratar a alguien? ¿Es necesario reubicar o prescindir de algún perfil? Todo ello lo descubrirás en el próximo capítulo.