Los gestores de comunidades de vecinos no solo suelen ser los responsables de gestionar las incidencias y gastos.
En la vida de una gestoría de comunidad de vecinos nos encontraremos con varias etapas a lo largo de su trayectoria en la que entre otras cosas tendrán que decidir si van a ser un modelo gestión de comunidades de propietarios que apuesta por el crecimiento o por la estabilidad.
Como ya hemos mencionado en varias ocasiones esta profesión es multidisciplinar y se hace necesario dominar varias areas distintas como la legal, la de la contabilidad de una comunidad de propietarios, el mantenimiento de instalaciones comunes o el gestionar juntas de propietarios.
El Administrador de fincas suele ser el responsable de asistir a las juntas de propietarios y ha de tener un conocimiento importante de la ley de Propiedad Horizontal para poder realizar correctamente la gestión de comunidades de propietarios que se espera de el.
Una de las cuestiones más delicadas es la transcripción al libro de actas de todos los acuerdos de la junta de propietarios y para ello el presidente de la comunidad necesitará a un buen administrador de edificios a su lado.
Entre las funciones de un gestor de comunidad de propietarios tenemos las siguientes:
- Solicitar presupuestos para obras importantes como la rehabilitación de fachadas o cota cero.
- Negociar con proveedores como electricistas, fontaneros, empresas de ascensores y albañiles.
- Velar para que en sus comunidades de vecinos se ejecuten las obras estrictamente necesarias y cumplir con la ley de Propiedad Horizontal.
- Vigilar que las instalaciones comunitarias están en buenas condiciones.
- Actualizar en la Página Web de la comunidad tanto presupuestos como el libro de actas
- Colgar comunicados en el tablón de anuncios de la comunidad.
Y asi podríamos nombrar muchas mas, pero la realidad es que son tantas que el Administrador de fincas ha de apoyar y en muchos casos asumir estas funciones.
La figura de los gestores de comunidades de vecinos irá más allá de la gestión documental de la comunidad o la gestión de las cuentas de la comunidad.
Poco a poco veremos como un buen gestor de comunidades va asumiendo funciones y tareas propias de un administrador de fincas en un despacho de administración de fincas que quiera crecer.
En el colegio de administradores de fincas de cada zona geográfica se esta impulsando la figura del oficial habilitado de administrador de fincas precisamente para dar forma a este rol tan importante.
Toda la información de la comunidad de propietarios y del despacho del administrador de fincas como el libro de actas, cuentas, presupuestos y gastos, ha de estar actualizada en el programa de administración de fincas que se esté utilizando en esa comunidad de vecinos.
El uso de apps para consultar esta información es cada vez más importante para los vecinos de la comunidad y prueba de ello es la aparición de apps gratuitas para la comunicación entre propietarios y vecinos de la comunidad.
Para el Presidente de la comunidad de vecinos es muy importante que el software de gestión de comunidades de vecinos cubra todas estas funciones y facilite a la gestoría de comunidad de vecinos esta labor.
La gestión de incidencias como averias y siniestros en la comunidad de vecinos es una de las principales ventajas de la aplicación de fincas, pero no hay que olvidar que automatizar las cuentas de los bancos, que es lo que se suele llamar, abgregador bancario es una de las funcionalidades más importantes de los mejores programas de administración de fincas.
En resumen, tanto las funciones del administrador de fincas titular del despacho como las de los gestores de comunidades de vecinos están muchas veces solapadas y no existe una línea bien definida para saber que tareas y funciones le corresponde a cada uno.
De hecho hay cada vez más despachos que optan por un administrador con menos comunidades pero con unas funciones mas transversales dentro de las mismas para que tenga pleno conocimiento de todo lo que ocurre en la comunidad de propietarios.