Visitar las comunidades de propietarios: uno de los superpoderes del administrador de fincas 4.0
Realizar visitas periódicas a las comunidades de propietarios es una de esas tareas importantes, pero no urgentes para los administradores de fincas. Como bien habrás podido experimentar, a veces, esta profesión te absorbe de tal modo que se descuidan ciertas tareas que requieren de un esfuerzo adicional, y el ejemplo más claro es el de visitar tus comunidades. Hoy te explicamos como no caer en esta ‘mala costumbre’.
La mejor manera de evitar que pasen los meses sin haber visitado la comunidad es establecer un procedimiento claro con un planning de cuándo iremos a cada comunidad. Deberías no solo apuntar en tu agenda qué horas dedicas a esas visitas, sino que has de ir más allá y sacarles el máximo provecho.
Importancia de las visitas periódicas a las comunidades
Sobre estas visitas regulares podemos destacar lo siguiente:
- Ver el estado de la comunidad para revisar y apuntar los desperfectos que vayamos encontrando. Es decir, realizar un trabajo preventivo para reducir el riego de averías y roturas.
- Las comunidades son un ‘escaparate’ de como estas administrando la comunidad. Si como administrador, no te gusta lo que ves, imagínate a un tercero. Has de poner de tu parte para que se note que te preocupas por la comunidad. Por ejemplo, mantener el tablón de anuncios actualizado es una señal inequívoca de ello.
- No te puedes ni imaginar la importancia de que los vecinos o el conserje te vean por la comunidad revisando las instalaciones. Esto demuestra implicación y dice mucho de ti y tu marca personal.
- No hay que olvidar que en la mayoría de las propuestas de administración de fincas se incluye un servicio que es ‘visita periódica de las instalaciones’. Por tanto, si quieres cumplir con tu contrato o presupuesto tendrás que hacerlo.
Cómo asegurarte de que cumples con las visitas
La mejor forma es crear un procedimiento en el que se refleje perfectamente:
- Cuándo visitar cada comunidad.
- En qué cosas me voy a fijar.
- Con quién debo quedar (por ejemplo, un profesional, un vecino, el presidente…).
En estas visitas no se trata de echar un simple ojo a la comunidad. Debes aprovecharlas para sacar el máximo y marcar la diferencia respecto a otros administradores.
Consejos para establecer tu propio procedimiento
- Establecer cuántas veces vas a visitar cada comunidad durante el año, sin contar el día de la junta general. Clasifica tus comunidades por volumen de vecinos, número de instalaciones y si disponen de conserje o no. Quizás las comunidades pequeñas y más tranquilas bastará con visitarlas un par de veces al año, mientras que las más importantes en tu cartera, necesiten en torno a 5 visitas.
- Determinar qué harás en cada comunidad. Establece un checklist para cada una, que refleje las instalaciones a revisar para ir marcando todo lo que hagas. Al final, deja un espacio para tareas extraordinarias y observaciones. Algunos de estos extras ya los habrás planificado en tu despacho, como puede ser la visita a un vecino con un problema de filtraciones. En este apartado de observaciones puedes tratas los imprevistos, como que la puerta de acceso a la cubierta del edificio esté rota y tengas que llamar al cerrajero. Para esto último te será muy útil la app de Fynkus, con la que puedes consultar rápidamente a quién llamar en cada caso y tener sus datos de contacto.
- Utiliza tu móvil para hacer fotos y vídeos de todo aquello que consideres necesario documentar (estado de las zonas comunes, desperfectos, reparaciones ya realizadas…).
Cómo hacer un planning de visitas
Para realizar correctamente un planning de cuándo vas a realizar cada visita, debes considerar las siguientes variables:
- En función del punto anterior, cuánto tiempo te llevará la visita a la comunidad.
- Agruparlas por cercanía y optimizar tu ruta.
- Tener en cuenta si hay alguna comunidad que te pueda interesar visitar a determinadas horas. Por ejemplo, una comunidad grande en la que debas quedar con el presidente, pero él trabaja por las mañanas.
Un consejo para esta planificación es que cuentes con que tardarás más tiempo de lo que crees en cada comunidad. Esto es debido a que siempre puedes encontrarte con situaciones inesperadas.
Una vez establecido qué días visitarás cada comunidad, qué harás en cada una de ellas y qué ruta vas a seguir, ahora has de decidir qué hacer con la información que recojas.
Un administrador, normalmente, haría llamadas para enviar reparadores o informar a alguna empresa de mantenimiento de que el estado de ciertas instalaciones no es el adecuado. En Fynkus queremos que vayas más allá y seas un superadministrador.
Actúa como un superadministrador de fincas
¿Por qué no utilizas esa información para hacer un informe que puedas enviar al presidente, junta directiva o incluso a todos los propietarios? Si lo que haces no lo comunicas, es como si no lo hicieras.
Por esta razón, el broche final de tu procedimiento debería ser elaborar este informe, con sus fotos, la fecha de la visita, quién la hizo y las medidas adoptadas en su caso. Esto dejará claro a los propietarios que su administrador es un profesional que toma la iniciativa y no actúa solo cuando van detrás de él.
Sin duda alguna nuestra app de Fynkus te facilitará muchas de esas tareas, ya que, tener toda la información de la comunidad como incidencias, proveedores y propietarios en tu móvil te será francamente útil.