KPI ¿Por qué son tan importantes en la administración de fincas?
El sector de la administración de fincas ha cambiado y últimamente se resalta mucho la importancia de los datos dentro de un despacho. Uno de los principales retos es convertir esos datos en información tangible y relevante para el funcionamiento de los despachos. Medir los resultados será la única forma de sacar conclusiones útiles. Así que, has de prestar atención a los KPI para saber cómo funciona tu negocio de administración de fincas.
En este post te daremos algunos ejemplos aplicados a la administración de fincas que deberías establecer ya mismo en tu despacho si quieres seguir mejorando.
¿Qué es un KPI?
KPI son las siglas en inglés de Key Performance Indicator, o lo que es lo mismo, Indicador Clave de Desempeño. Esto se refiere a aquellos indicadores que se utilizan para conocer la eficacia de las distintas acciones que se llevan a cabo en un negocio. Pueden establecerse distintos KPI’s para cada área de negocio y, básicamente, lo que conseguirás con ellos es saber cuán bien engrasado está tu despacho.
Ejemplos de Indicadores Clave de Desempeño para administradores de fincas:
Si eres administrador de fincas o estás pensando serlo, lo ideal sería contar con un software de gestión de comunidades que te ofrezca los KPI más relevantes del despacho, presentados en un dashboard muy visual para facilitar la comprensión de esos datos. Esta es la mejor forma de conocer en tiempo real el estado de tu negocio y ver cómo evolucionan esos indicadores.
No obstante, si todavía no trabajas con un software que te ofrezca esta posibilidad, algunos ejemplos de KPI’s que debes establecer son los siguientes:
Número de propietarios con notificación digital
Esto se refiere al volumen de propietarios con envíos por email, sms o WhatsApp sobre el total de propietarios de tu cartera. Un dato importante que debes tener en cuenta para agilizar la comunicación con los propietarios de la comunidad. Además, te permitirá ahorrar papel y ser un despacho que aboga por la sostenibilidad.
Honorarios medios por vivienda
¿Alguna vez has pensado cuánto ganas por cada vivienda que gestionas? Un KPI que te ayudará a la hora de establecer o modificar tu tarifa como administrador de fincas. De igual forma, será importante para determinar cuáles son las comunidades de propietarios más y menos rentables dentro de tu cartera.
Porcentaje de movimientos y facturas automatizadas en la contabilidad
De esta tarea se encarga tu software de administración de fincas y repercute directamente en la productividad de tu despacho. La contabilidad es una tarea que se lleva buena parte de tu jornada laboral, de manera que, contar un programa de gestión que te ayude a automatizar ciertos aspectos será fundamental si quieres trabajar de forma ágil. Por otro lado, externalizar la contabilidad de tus comunidades te permitirá tenerla actualizada todos los días y ahorrar tiempo y dinero.
Como puedes ver, todos estos KPI o indicadores de desempeño, te dicen cómo está funcionando tu despacho de administración de fincas.
OKRs y KPIs
Los KPI son muy importantes para conocer el funcionamiento de un despacho de administración de fincas. Pero, quizás pueden quedarse un poco cortos a la hora de enfocarnos en aquellos objetivos o resultados que queremos alcanzar. Y es aquí donde entran en juego los conocidos como OKRs.
OKR es el acrónimo de Objectives and Key Results. Esta es una metodología que consiste en definir un conjunto de objetivos trimestrales o anuales a los que vas a dedicar tus esfuerzos. Para ello, es importante ser capaz de definir entre tres y cinco resultados clave para cada uno de los objetivos. Dichos resultados permiten saber en todo momento si te estás acercando o no a los objetivos marcados.
Tanto los objetivos, como los indicadores, deben ser conocidos por el equipo para que todos los miembros sean conscientes de si van en la dirección correcta o no.
A partir de aquí, el equipo debe reunirse periódicamente para poner en común estos indicadores y fijar unas tareas y mejorar así los resultados. Profundizaremos más al respecto en nuestro próximo módulo del curso de administrador de fincas 4.0 del que ya tienes disponibles tres módulos totalmente gratuitos que puedes consultar cuando quieras.