Si nunca te lo has planteado, hoy descubrirás la importancia de entender el estilo de vida de una comunidad de propietarios para que los vecinos estén encantado contigo como administrador. Analizando la profesión de administrador de fincas a nivel internacional, los procesos y procedimientos del despacho es lo que más nos ayudará a entender las diferencias entre países.
Cómo se organizan los administradores de fincas en otros países.
Hace varios meses, en un congreso de administración de fincas en Dubái pudimos apreciar otro enfoque de la profesión, más concretamente en una de sus masterclass sobre procedimientos. En ella, indicaban que los procesos de un despacho de administración de fincas están englobados en 3 grandes áreas:
- Local Government. Se refiere a todo lo que rodea la toma de decisiones en una comunidad. Aspectos como los estatutos, el reglamento de régimen interno, leyes que afecten a la gestión de las comunidades, cumplimiento de normativas o inspecciones. Además de la forma de organización de la junta directiva o los protocolos para aprobar obras y reparaciones, entre otros.
- Business. Incluye todo lo relacionado con el día a día del despacho:
- Atención al cliente.
- Gestión de las instalaciones del edificio.
- Supervisión de contratos.
- Management financiero.
- Reuniones y administración del despacho.
- Gestión del riesgo.
- Community. Es decir, crear comunidad. De esta forma, se trata de aquellas acciones relacionadas con:
- Fomentar un estilo de vida concreto en la comunidad.
- Potenciar el sentimiento y orgullo de pertenencia a esa comunidad de propietarios.
Si esto lo comparamos con el mapa de procesos de nuestro curso gratuito para administradores de fincas, la diferencia más significativa es la importancia que se le da a los procedimientos relacionados con el community. Es decir, el enfoque de crear comunidad. Esto viene motivado, entre otros factores, porque se trata de edificios mucho más grandes y con más espacios comunes. La gente elige una vivienda en este tipo de residenciales no solo por la ubicación y características del inmueble, sino por el estilo de vida de la comunidad.
Nuevos roles del administrador de fincas en este tipo de comunidades.
Preservar la personalidad de la comunidad de propietarios.
La comunidad de propietarios es como si tuviera valores y personalidad propia. De esta forma, el administrador de fincas ha de trabajar para mantener ese estilo de vida que la caracteriza. Y es que ese perfil de clientes se sentirán más cómodos en aquellas comunidades con las que se sientan identificados. Dado que todo gira al sentido de pertenencia, los administradores de fincas deben prestar atención a los siguientes aspectos:
- Las instalaciones comunitarias y los servicios de la comunidad. Éstas te darán una pista clara sobre el estilo de vida de los residentes.
- Normas y regulaciones internas que han de ser acordes al estilo de vida de los vecinos.
- Presupuesto de la comunidad. Destinado a preservar el edificio y sus instalaciones en condiciones óptimas.
- Comunicación entre propietarios y administración.
Mantenimiento de las instalaciones.
El administrador de fincas ha de ser muy cuidadoso con el control y cumplimiento de las revisiones oficiales y el correcto funcionamiento de las instalaciones. Entre ellas podríamos destacar algunas como ascensores, calefacción, grupos de presión o las que están en las zonas comunes.
Con el objetivo de respetar el estilo de vida de la comunidad, es fundamental aplicar un mantenimiento preventivo con el que alargar la vida útil de los equipos e instalaciones. Imagina que deja de funcionar en un edificio de 40 plantas o que el grupo de presión se rompa y el agua no llegue a partir de la quinta planta. El problema sería tremendo.
Cumplimiento de normas y regulaciones de la comunidad.
En grandes residenciales con instalaciones deportivas, piscina, salón social y un gran volumen de vecinos, lógicamente, las normas de convivencia son de vital importancia. Aquí, la experiencia del administrador juega un papel fundamental para establecer estos reglamentos de régimen interno.
Estimaciones y distribución del presupuesto.
Siempre debe ser acorde a las necesidades tanto de propietarios como del edificio. Para garantizar ese estilo de vida de la comunidad de propietarios es fundamental una buena salud económica que se conseguirá mediante la correcta gestión económica de la comunidad. Además del mantenimiento y reparaciones, se han de tener en cuenta aspectos como la seguridad y otros servicios adicionales.
Reforzar el sentido de pertenencia a la comunidad.
En este sentido, el administrador de fincas ha de fomentar la participación y la comunicación entre vecinos. El objetivo final de esto no es otro que reforzar la pertenencia a la comunidad por parte de los propietarios. Como habrás podido apreciar, el administrador se convierte en una especie de líder para la comunidad y su estilo de gestión ha de ser acorde a los valores que imperan en el bloque.
¿Por qué has de adaptarte a los cambios sociales como administrador de fincas?
Sin duda esta es una de las claves para seguir aportando valor a tus comunidades con el paso de los años. Para ello, has de ser un administrador proactivo e interpretar los cambios que experimentan los vecinos del edificio.
En el extranjero, la profesión de administrador de fincas se conoce como community manager y en que, a fin de cuentas, hay ciertas similitudes con administrar una comunidad de personas en redes sociales. Piensa que, en muchas ocasiones, el administrador de fincas que mejor encaja no es aquel que más trabaja en la oficina, sino el que sabe escuchar a sus vecinos, prestando atención al estilo de vida y motivaciones que le llevaron a escoger esa comunidad para vivir. Y con esto no queremos restarle importancia a la gestión económica o de siniestros, porque son aspectos fundamentales. Pero seguramente los propietarios ya lo den por hecho al pensar en un administrador de fincas y terminarán decantándose por aquel con el que se sientan más cómodos y tenga un estilo similar al de la comunidad.
Después de todo esto, ¿crees que el estilo de vida de una comunidad de propietarios es un detalle que puedes pasar por alto?