Establece los OKR para tu despacho

En este capítulo hablaremos de los llamados OKR: qué son, para qué sirven, sus diferencias con los KPI y cómo pueden ayudar a que tu equipo vaya alineado para alcanzar los objetivos estratégicos marcados.

¿Qué son los OKR?

Los OKR (del inglés Objectives and Key Results) es un método de planificación y seguimiento de objetivos y resultados clave, muy utilizada en startups y organizaciones ágiles. Esta metodología garantiza que existe una alineación entre el trabajo operativo del equipo y la estrategia de la empresa.

Una de las principales premisas de esta metodología es, que si las personas se centran más en los resultados que en las tareas, todo fluye mucho mejor en la organización. Es decir, con los OKR conseguirás que tu equipo se centre en conseguir resultados concretos y no se ahogue en las tareas del día a día. Y, para ello, será fundamental medir que aquello que hacéis os ayuda a conseguir los objetivos marcados.

¿Para qué sirven los OKR?

Los OKR te servirán para convertir esos objetivos, muchas veces difusos, en algo cuantificable con números y porcentajes que te ayuden a saber si estás o no alcanzando esos objetivos estratégicos marcados en tu despacho.

Suele ser habitual que los administradores de fincas pierdan el foco de sus objetivos debido al volumen de trabajo diario que tienen. Y, si esto le ocurre al dueño del despacho, imagínate al resto del equipo. Entre apagar fuegos, hacer las tareas urgentes, y dejar las incidencias y siniestros al día, no le queda tiempo para saber si su esfuerzo diario está sirviendo de algo.

De modo que, para conseguir que tu despacho avance, has de plantear una serie de objetivos que no tengan que ver con el trabajo del día a día. Podríamos llamarlos ‘proyectos transversales del despacho’.

En las grandes empresas se formas grupos de trabajo multidisciplinares de 4-5 personas. Para ello, seleccionan una persona de cada departamento y durante 3 meses se dedican aun proyecto estratégico que no forma parte de aquellas tareas más habituales que se hacen en la empresa.

En el caso de la administración de fincas, la mayoría de despachos no se trata de grandes empresas. De esta forma, es importante asegurarse de hacerle llegar a todo el equipo la importancia de dedicarle tiempo a ciertos proyectos estratégicos. Para ello, necesitarás arañar tiempo dentro de su jornada laboral y dejar muy claro el impacto que tendrá ese proyecto en el despacho.

Seguro que te estarás preguntando ¿Esto no son los famosos KPI’s?

Diferencias entre KPI y OKR

El KPI es un indicador que nos dice como esta funcionado nuestro despacho, y ahí se queda. Dos ejemplos de KPI para un despacho de administración de fincas serían:

• Número medio de días en resolver un siniestro.
• Porcentaje de movimientos categorizados automáticamente por tu software para administrar comunidades.

Como puedes ver, el KPI te dice lo bien o mal que va tu despacho, pero en ningún momento está midiendo el progreso para saber si tu equipo está haciendo lo que toca para conseguir un objetivo. En cambio, la estructura de los OKR podría ser algo así:

Estructura de los Objectives Key Results y ejemplo para un despacho de administración de fincas

La estructura de un OKR, consta en primer lugar de un objetivo que define una meta a alcanzar. Luego debes incluir de 3 a 5 resultados clave que nos ayudarán a medir el progreso. Y, por último, listamos algunas acciones o iniciativas necesarias para conseguir nuestro objetivo. Estos objetivos tienen fecha de caducidad, y al final de cada ciclo (normalmente trimestres o cuatrimestres) debes marcar otros OKR distintos para el siguiente ciclo. Recuerda que el objetivo que pongas en cada uno de ellos ha de suponer un reto y debería tener un impacto importante en tu organización.

• Objetivo. Automatizar el proceso de actualización contable de las comunidades en 6 meses.
• Resultados clave.
  • Reducir un 50% el tiempo dedicado a categorizar los movimientos de los bancos.
  • Categorizar el 100% de los movimientos bancarios todos los días.
  • Tener el 80% de las comunidades de propietarios sin facturas pendientes de registrar.
• Iniciativas.
  • Que varios miembros del equipo participen en un webinar de formación del software.
  • Configurar las reglas de categorización automáticas del software.
  • Configurar las facturas periódicas para que se automatice su registro en el software.
  • Llamar a todos los proveedores para que nos envíen las facturas por email.
  • Comunicar a los proveedores que no se les va a pagar más con talones o en metálico.
  • Informar a los propietarios que vienen al despacho a pagar sus cuotas que no se aceptan más dinero en efectivo en el despacho.

Efectos positivos en la motivación del equipo de trabajo

Recuerda que los OKR marcan qué hay que hacer y cómo hacerlo, y deben ser inspiracionales. Debes salir de tu zona de confort, soñar con retos importantes. Esto es lo que mueve a las personas y, planteando así esta metodología, verás sus efectos en todos los miembros del despacho. Algunos de estos efectos positivos serán los siguientes:

• Alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa. Es el principal objetivo de los OKR, y si tu equipo ve cómo avanzan en los objetivos, tendrán aún más fuerzas para el próximo ciclo.
• Serán una fuente de inspiración y motivación para el equipo. Le dará aún más sentido a todo su trabajo y esfuerzo diario.
• El equipo podrá monitorizar de forma sencilla si están cerca de lograr esos objetivos.

Tipos de OKR:

Podríamos establecer 3 tipos de OKR para un despacho de administración de fincas:

• Los relacionados con los objetivos del despacho como organización.
• Aquellos que tienen que ver con los objetivos del equipo.
• Los vinculados a objetivos personales.

También puedes clasificarlos según sean estratégicos o tácticos. Aunque nuestra recomendación es que los organices y clasifiques en base a lo que tenga más sentido en tu equipo.

Siguiendo con los pasos para establecer un método de trabajo basado en OKRs, y después de marcar los objetivos, los resultados clave y las Iniciativas o acciones que hay que realizar durante ese ciclo, deberíamos de establecer las responsabilidades de cada miembro del equipo y asignar los recursos necesarios para poder llevar a cabo todas las iniciativas planteadas.

Esto es muy importante hacerlo desde un inicio, para que el equipo sepa lo que tiene que hacer cada persona y asegurarnos de que dispone de los recursos necesarios para hacerlo. Si el objetivo es muy ambicioso y va a requerir mucho tiempo por parte de algunas personas, tendrás que reorganizar durante esos meses la carga de trabajo para que el proyecto no se vea comprometido.

Si no haces todo esto de una manera transparente y contando con la opinión de todos, es muy probable que la implementación de los OKR no funcione. La falta de claridad en lo que tiene que hacer cada persona y la falta de participación y compromiso de los miembros del equipo, es la primera causa de fracaso de esta metodología.

Una vez tienes muy claro lo anterior, debes asegurarte de que vas a poder medir y evaluar el progreso de estos OKR. Este es otro de los desafíos de este método, que sea fácil medir, ya que, si es muy complicado, te costará horrores dedicarle tiempo a todo esto. Ten algún tipo de hoja de cálculo ya preparada o utiliza algún dato que tu software de administración de fincas te proporcione. Intenta enviar semanalmente esos resultados clave a todo el equipo y, a ser posible, reuníos una vez al mes. De esta manera, podréis hacer los ajustes pertinentes en las acciones que hayáis marcado.