Construye un plan de formación para tu despacho en 5 pasos

En este cuarto capítulo del módulo para crear equipos de alto rendimiento, ha llegado el momento de construir tu propio plan de formación.

Hoy descubrirás las numerosas ventajas que ofrece, los pasos a seguir para realizarlo y algunos consejos extra para formar a tu personal en las áreas que realmente necesita tu despacho.

Ventajas de establecer un plan de formación para empleados

Si todavía tienes dudas sobre si necesitas un plan formativo, a continuación te mostramos algunas de las ventajas que ofrece:

• Aumentará la productividad y calidad de los procesos de tu despacho. Algo que se traduce en generar mayores ingresos.
• Será un elemento de motivación y satisfacción para esos perfiles que todos los administradores queremos en nuestros equipos. Las personas quieren avanzar y aprender, de manera que, valoran mucho el desarrollo profesional dentro de la empresa.
• Un equipo bien formado, evitará los problemas derivados de la rotación de personal.
• Un buen plan de formación genera marca y buena reputación en tu despacho. Estos aspectos son claves a la hora de atraer talento hacia una empresa.
• La formación te permitirá ser un despacho innovador, actualizado y que destaque por encima del resto.

Si a ello le sumas, que el sector de la Administración de comunidades de propietarios se está convirtiendo en un entorno VUCA, con cambios importantes, un entorno volátil y con mucha incertidumbre, entonces la formación es muy necesaria.

Cambios en el sector que acentúan la necesidad de un plan formativo

En los últimos años se han acelerado ciertos frentes que ya no pueden esperar más. Algunos de esos cambios son:

• La automatización de procesos del despacho.
• Irrupción de nuevos modelos de negocio y competidores.
• Nuevos hábitos y necesidades de los clientes que, además, ha coincidido con el relevo de una generación totalmente digital.

Todos estos cambios se están produciendo a una rapidez que, como ha ocurrido en otros sectores, probablemente dejen fuera del mercado a aquellos despachos que no se adapten a esta nueva realidad. Las reglas del juego han cambiado para todos y aquí es donde la formación continua es crucial. Y es que, gracias a ella, un despacho de administración de fincas podrá adaptarse a ese entorno VUCA y seguir siendo competitivo en el mercado.

Por este motivo, es importante que abordes la formación como una inversión y no como un gasto. Un equipo bien preparado se traduce en mayor productividad y mejores resultados. Los despachos más exitosos del sector son aquellos que no escatiman recursos en la formación de sus empleados.

Pasos a seguir para construir un plan de formación:

A continuación, te mostramos los 5 pasos que debes seguir para establecer ese plan de formación continua:

Detecta aquellas competencias en las que tu equipo debe mejorar

El objetivo de identificar estas competencias que necesitas, no es otro que mejorar el desempeño laboral. Si aún no lo has hecho, te recomendamos que revises los perfiles de competencias que construimos en nuestro capítulo 2 de este módulo.

Analiza las necesidades de formación de tu equipo

Esto siempre suponiendo que no necesitas contratar personal. Para ello, es importante considerar tres aspectos:

• Identificar carencias y debilidades del equipo en base al perfil de competencias que has establecido.
• Reflexiona sobre aquellos procesos o tareas que más os cuesta realizar. Este ejercicio de reflexión es importante hacerlo con todos los miembros del equipo. Haciendo partícipe a todo el personal del despacho, es muy probable que la tasa de éxito sea mucho mayor. Otra opción es la de contratar un consultor especializado en procesos de despachos de administración de fincas. Debería visitar tu despacho durante varios  días para estudiar aquellas áreas susceptibles de mejora.
• Detecta aquellas habilidades y competencias clave por las que puedas destacar en el sector. Es decir, aquellas que puedan suponer una ventaja competitiva para potenciarlas.

Esta última variable será crucial para atraer talento a tu despacho. Para ello, es importante prestar atención a qué ocurre en el sector. Y aquí te ayudará seguir a esos ‘microinfluencers’ del sector para conocer tendencias y lo que hacen otros administradores.

Existen muchos grupos de administradores de fincas españoles en los que hay compañeros y compañeras con mucho que aportar al sector. Para un despacho que quiera crecer, es muy importante que entienda el valor que tiene participar y compartir con otros compañeros su experiencia y conocimiento.

En nuestro sector, tenemos la gran ventaja de contar con colegios profesionales que promueven estos encuentros y eventos. Te recomiendo asistir a alguno, verás como vas a aprender mucho más de lo que te imaginas.

Establece un plan de formación anual

Aquí debes plasmar todo en un matriz y decidir qué vas a hacer durante el año. Imagínate una tabla en la que las columnas son puestos de trabajo, y en las filas establecemos competencias y habilidades que hemos identificado en el paso anterior. Organízalas por colores según el nivel de Importancia y urgencia cada celda. Esto nos va a servir para ordenar y priorizar formaciones antes de tomar una decisión. Algunos ejemplos de formaciones para profesionales de la administración de fincas podrían ser:

• Formación en comunicación no verbal y oratoria. Principalmente para aquellos miembros de tu equipo que asistan a las juntas de propietarios. Analiza en cuáles son los meses de juntas en tu despacho y realiza la formación con antelación.
• Obligaciones fiscales.
• Curso de primeros auxilios o tratamiento de aguas. Si eres un administrador con comunidades costeras, estos conocimientos te resultarán de gran ayuda.
• Estar al día sobre los cambios legislativos. Sin duda, te ayudará a la hora de justificar los cobros de ciertos servicios que antes no cobrabas.
• Formaciones relacionadas con aquellas oportunidades de negocio que hayas detectado. algunas podrían ser: intermediación inmobiliaria o como agente rehabilitador, por ejemplo.

Acciones y programas de formación relacionadas relacionadas con las áreas seleccionadas

Para ello, has de aclarar las siguientes cuestiones:

• ¿De qué presupuesto dispones para emplearlo en formación?
• ¿Cuál es la disponibilidad horaria para cada miembro del equipo?

Existen muchas alternativas de formación. Pueden ser gratuitas, presenciales, online… Lo importante es que de una forma u otra, cumpláis con el plan de formación y llevéis las acciones establecidas en el programa.

Algunos ejemplos de modalidades formativas por las que puedes apostar son las siguientes:

• Si eres parte de un colegio profesional, aprovecha las formaciones y eventos que organizan. Algunos son gratuitos y otros de paso, pero tienen muchísimo valor, ya que, están 100% orientadas al sector de la administración de fincas.
• Aprovecha a tus proveedores para que te den alguna formación. ¿Quién mejor para hablar sobre mantenimiento de piscinas o patologías estructurales que tus proveedores de confianza?
• Plantea formaciones conjuntas con otros despachos para compartir costes. Imagínate que necesitáis que alguien experto en oratoria os imparta una sesión de dos tardes. Igual tú solo no lo contratarías por el coste, pero entre 3 o 4 despachos os sale muy económico podéis hacerlo.
• Recurre a la formación online. Quizá pienses que no es lo mismo que presencial, pero también es cierto que su coste es mucho más bajo y la variedad que tienes es increíble. Todo es cuestión de tomársela en serio y querer aprender. Hay plataformas en las que podéis hacer multitud de cursos de muchas áreas distintas, que de nuevo para las soft skills y para competencias tecnológicas son ideales.
• En último lugar, te recomendamos que veas nuestro curso de Administrador de fincas 4.0 que tenéis disponible en nuestra web. Una formación en la que hablamos de procedimientos, de marketing, de negocio, de marca personal, de ventas y de muchas otras cuestiones, todas ellas centradas en la profesión de la administración de comunidades.

Evalúa el feedback de cada una de las formaciones

Tendrás formaciones que serán un éxito y no te las esperabas y otras que prometían mucho y te han soltado el mismo rollo de siempre. Es importante que de manera trimestral, os juntéis para compartir con el resto del equipo, la formación que se ha realizado. En esa reunión debéis de poner nota a la formación y a los resultados de la misma. Igual hay que complementar con otra acción formativa para esa competencia o habilidad porque con la que se ha realizado no ha sido suficiente. Este feedback también resulta importante para planificar en plan de formación del próximo año.

Para analizar correctamente esas formaciones deberías evaluar del 1 al 5 los siguientes aspectos:

• La metodología.
• El contenido.
• El profesorado.
• La relación coste-resultado.