En este último capítulo del Módulo de productividad, vamos a poner en valor la figura del equipo y cómo facilitar que todos entren en esa espiral de productividad que tan beneficiosa es para todos en el despacho.
Si tienes un equipo, tu meta no se queda en ti y tu productividad
Hasta ahora hemos hablado de metodologías, tareas importantes y urgentes, prioridades, aplicaciones y hasta hábitos personales para ser un super Administrador de fincas, pero …
¿De qué sirve que tú seas súper productivo y sigas al pie de la letra todo lo que hemos estado tratando estas semanas, si hay personas en tu equipo que no te acompañan en este propósito?
Debes ser más ambicioso y conseguir que tu despacho se convierta en un despacho de administración de fincas 4.0. Para conseguir esto vas a tener que generar esa inquietud en tu equipo de trabajo.
Tu visión de empresa y tus objetivos han de hablar sobre métricas, en las que el protagonista sea la productividad, y por supuesto, que vas a tener que premiar a los empleados más productivos.
De esta manera tus empleados captarán que su objetivo por encima de todo es hacer las cosas bien , de lo que ya hablamos largo y tendido en el Módulo de procedimientos y de ser eficaz y eficientes a la hora de ejecutar sus funciones dentro del despacho y es ahí donde entramos en el tema de hoy.
Es hora de medir la productividad del equipo
Al igual que medíamos en nuestro despacho la calidad de nuestros procedimientos, para asegurarnos de que las cosas se hacen bien, debemos medir también la productividad de nuestro equipo y procurar tomar medidas para impulsarla.
Hay muchos factores que influyen en la productividad de un equipo en su conjunto:
- Un buen clima laboral
- Una buena formación y un equipo sin carencias a nivel de conocimientos.
- Tener medidas que incentiven y motiven a los empleados.
- Reunirse cada cierto tiempo, obtener feedback y analizar nuestros ladrones de tiempo.
- Herramientas y aplicaciones colaborativas
- Implementación adecuada del teletrabajo y flexibilidad laboral
Muchas de estos factores te sonarán porque los hemos tratado en capítulos anteriores, y otras como la colaboración del equipo y el teletrabajo , le vamos a dedicar un Módulo entero próximamente.
Los buenos hábitos
Así que hoy nos vamos a centrar en el tema de los hábitos de tu equipo dentro de su día a día en la oficina, ya que sería conveniente establecer algunas reglas.
Ponlas en común en una de tus reuniones y cuando todos se comprometan a seguirlas verás como la productividad de tu equipo aumenta.
Estas reglas han sido fáciles de entender y han quedado muy claras para todos, así que no envíes un email y ya está.
Pueden pasar unas semanas o incluso meses, hasta que los empleados las interiorizan, pero cuando esto sucede se ha generado un hábito, que no genera ningún esfuerzo a nadie, pero ha multiplicado la productividad de todo el equipo.
Te vamos a contar dos consejos que nos han servido durante todo este tiempo y estamos seguros que te vas a reconocer en ellos, porque todos hemos pasado por ahí en algún momento.
Evita las interrupciones en el horario de máxima concentración.
Normalmente esto suele ser a primera hora del día, en el que solemos dedicarlo a las tareas más importantes.
Piensa que esa persona hace un esfuerzo por llegar pronto a la oficina y adelantar con sus tareas complicadas.
Cuando te surja una duda con alguna tarea que estés haciendo en esos momentos, No interrumpas a un compañero , ya que estará centrado en sus tareas y probablemente te atienda, pero esto está afectando a su productividad y por consiguiente a la de todo el equipo.
Anota la duda o pregunta y planteársela mas tarde, en ese espacio de tiempo que sabes que tiene liberado fuera de sus horas clave, para todo este tipo de cosas.
Otra opción es enviarle un email muy breve , diciéndole que cuando tenga un hueco necesitas que te ayude con algo.
Una técnica muy útil para reducir estas interrupciones, por parte de la persona que es interrumpida, es utilizar el SI pero ahora NO.
De esta manera si alguien te interrumpe con cosas que no son urgentes y que podrían haber tratado en el horario que tenéis para poner en común cosas con los compañeros, decir algo así:
“No te preocupes que te voy a ayudar con eso pero ahora no. A las 12:00 termino con las tareas que tenía previsto y lo vemos a esa hora ”
Es importante poner en común con el equipo los horarios de máxima concentración, y cuales son las horas de tareas ligeras, en las que os pueden consultar.
Si consigues que estas horas coincidan para todos, vas a tener mucho conseguido.
Se formará ese espacio de tiempo tan importante en los que desconectareis y hablareis de otras cosas, incluso más personales.
Este hábito también nos servirá para re-educar a las personas con los malos hábitos de distracción, que continuamente hacen comentarios de cosas que les vienen a la cabeza en ese momento y que parece ser que necesitan compartir en voz alta con el resto del equipo.
Evita las reuniones innecesarias con tu equipo
En la vida de un administrador de fincas esto es algo común.
¿De cuantas juntas o reuniones has salido con la sensación de que no se ha avanzado nada? ¿A que haces todo lo posible por evitarlas?
Pues aplica los mismos argumentos a las reuniones que hacéis en tu equipo.
Las reuniones son muy buenas, pero han de ser cortas y con un propósito concreto.
En algunas startups estas reuniones se hacen de pie, para que no duren.
Esto lo sabemos muy bien los administradores cuando llegamos a una Junta y vemos que la gente empieza a traer sillas, ya sabes que esa Junta no terminará pronto.
Otra cuestión importante a tener en cuenta en esas reuniones es que han de estar los justos. Esto de invitar a todo el mundo, no tiene sentido si no van a aportar nada o no les va a aportar nada.
- Para que todos estén enterados de lo acordado envía un comunicado.
La persona que ha tomado las notas en esa reunión comparte después todo lo que se ha tratado tanto a los asistentes como con los que no han asistido pero que los asuntos tratados justo les puedan interesar. Ese comunicado hay que leerlo.
Así que si alguien opina que no es necesaria su presencia en una reunión a la que se le ha invitado y no va a poder aportar nada, que practique la técnica del “SI pero NO”, que hemos mencionado antes y demuestre que sabe aprovechar su tiempo.
Seguro que se te ocurre algún ejemplo más. Solo tienes que detectar con tu equipo que son los ladrones del tiempo a nivel de equipo y poneros reglas.
No tardes en reunir a tu equipo y poner todo esto en común.
Fynkus te lo pone fácil