Si estas empezando en la profesión y la contabilidad no es tu fuerte, te recomiendo que le dediques unos minutos a ver este vídeo, te aclarará como llevar un registro de gastos de tu comunidad de propietarios para ahorrarte tiempo y controlar la contabilidad de ésta de una manera profesional.
Un gasto se genera cuando un proveedor te manda la factura y ese en ese momento cuando registras el gasto, independientemente de si se ha cobrado o no se ha cobrado en el banco la factura. En la contabilidad se reflejaría de manera que, cuando tenemos la factura del proveedor en nuestras manos y la registramos en nuestro programa de gestión se genera por detrás un asiento contable. A continuación te ayudaremos a llevar un registro de gastos para tener todo controlado.
Tu programa de gestión genera un apunte en la contabilidad en el que la cuenta contable del gasto que va a ver el propietario en el balance que les presentes al final del ejercicio va al DEBE y la cuenta contable del proveedor va al HABER.
Y Cuando la factura viene cargada en el banco y actualizamos ese movimiento en el extracto bancario, se genera un asiento en el que la cuenta contable del proveedor va al DEBE y la cuenta contable del banco va al HABER
Este segundo asiento lo que vendrá a hacer será cancelar la deuda que tenemos con el proveedor por la factura que generamos en el primer asiento contable. Por lo que al final nos quedará dos cuentas contables con saldo: La del gastos y la del banco, que es al final lo que queremos.
De hecho si registrásemos el gasto directamente cuando viene cargado en la cuenta del banco sin pasar por el paso de registrar la factura, estaríamos metiendo precisamente un asiento que tendría la cuenta contable del gasto en el DEBE y la cuenta contable del banco en el HABER….exactamente llegando al mismo resultado que haciéndolo en dos asientos pero con las desventajas que luego explicaremos.
El realizar esta doble tarea (Un asiento cuando tenemos la factura y otro cuando se carga en el banco) nos permitirá llevar un control de que facturas hay pendientes de pago en un momento determinado y nuestros balances realmente enseñaran la realidad contable de la Comunidad.
En cambio muchos Administradores aún siguen reflejando el gasto cuando se carga en el banco de la comunidad. Esto conlleva los siguientes problemas:
- Nunca hay proveedores pendientes de pago en esos balances y los vecinos deberán de cogerse con pinzas que el saldo que tienen a una fecha determinada, ya que si tengo 1.000 euros en la cuenta del banco y debo 1500 € en facturas a proveedores y no queda reflejado esto último en el balance, no estaré mostrando la realidad de la Comunidad. De esta manera al Administrador le toca llevar otra contabilidad en su cabeza para saber si hay algún gasto pendiente de pago y ponerlo al final del balance. ….conclusión: Más trabajo y más posibilidades de cometer fallos.
- Otro inconveniente es que a la hora de hacer el Modelo 347 de la comunidad, ¿Cómo sabe mi programa de gestión lo que facturas a cada proveedor si el gasto lo registro directamente cuando sale en el extracto bancario? … y aquí de nuevo tenemos que hacer un trabajo extra para llevar “otra contabilidad paralela” en la que guardaremos y sumaremos las facturas de aquellos proveedores que creemos que pueden superar los 3.000 euros anuales en su facturación…
- El ultimo inconveniente es que va a ser complicado que tengamos los extractos bancarios actualizados de manera diaria, ya que si para cada cargo debemos de tener a mano la factura para registrar ese movimiento del banco….va a ser una tarea interminable. En cambio si lo hacemos contra el proveedor, es mucho más sencillo. Luego el registro de la factura en el programa es otra tarea distinta.
Así que lo que parecía más trabajo resulta que precisamente lo que conseguimos con realizar por un lado el registro de facturas y por otro lado la actualización del banco es ahorrarnos mas trabajo. Curioso no?
Otra forma para entenderlo mejor… piensa ¿Qué haces con los ingresos de las cuotas de los propietarios?
Primero generas un recibo que no es más que un asiento contable.
Y luego cuando el vecino lo abona en el banco, lo das por cobrado, que de nuevo es otro asiento contable, que lo que viene a hacer es dar el recibo por pagado.
Si el vecino no paga ese recibo en el banco, lo deberá, y esto es necesario que lo muestres en los balances que envías a los propietarios.
Hasta aquí todo claro….Pues ¿imagínate si solo contabilizamos el ingreso del propietario cuando vemos el abono en el banco?…¿Cómo vamos a saber si debe o no debe algo a la comunidad?…de memoria o llevando otra contabilidad paralela con los recibos?…Inviable para un Administrador de fincas que lleve varias comunidades.
Pues lo mismo pasa con el registro de gastos de tu Comunidad de Propietarios.
Tienes que acostumbrarte a que no es lo mismo actualizar los movimientos del banco, que registrar el gasto/factura. Son dos tareas distintas igual que meter las cuotas de los propietarios en el programa y cobrar esas cuotas cuando las ves abonadas en el banco.
Así que si quieres llevar más comunidades y no cargarte de trabajo innecesario, procura por un lado registrar las facturas de los proveedores y por otro lado actualizar los movimientos del banco.
- Con FYNKUS esto es muy sencillo de hacer, ya que la descarga y contabilización automática de los movimientos de los bancos de tus comunidades te permite tener actualizados todos los días las cuentas de los bancos, puesto que solo será necesaria tu intervención en aquellos movimientos que FYNKUS no sepa contabilizar, que van a ser muy pocos.
- Por otro lado con FYNKUS tienes la opción de configurar fácilmente facturas periódicas que todos los meses o trimestres tengan los mismos importes, como la limpieza, el ascensor o las facturas de los propios administradores. De esta manera estas facturas no las tendrás que picar a mano, se hacen solas todos los meses.
- Y por último están las facturas de reparaciones puntuales que son imposibles de predecir o aquellas que no se repite el importe cada cierto tiempo. Estas facturas, que te puedo asegurar que no son tantas, las deberías de tener escaneadas en una carpeta para registrarlas por ejemplo una vez a la semana.
Para terminar queremos comentar una cosa. Algunos Administradores para agilizar aún más su día a día, tampoco registran las facturas de suministros de luz y agua o la de la póliza del seguro de la comunidad.
Y esto lo pueden hacer porque estos gastos no computan a efectos de la presentación del modelo 347 anual. Aquí ya tendrás que tomar una decisión sobre si te compensa el trabajo de registrar estas facturas o por el contrario si sabes que la comunidad no va a tener problemas de liquidez, no tiene sentido porque nunca estarán pendientes de pago.
Esta decisión seguramente la tomes en función del perfil de comunidad. Esperamos haberte aclarado llevar un registro de gastos de tu comunidad de propietarios, y si tienes mas dudas pásate por nuestro articulo «Contabilidad para una Comunidad de Propietarios«.